Wissensdatenbank

Informationen zur optimalen und effzienten Gestaltung vom Zusammenwirken zwischen Kirchengemeinden und der Abteilung Immobilienmanagement des KVA Berlin Mitte-Nord.

Grundlegende Einführung zur Thematik der Immobilienbewirtschaftung

Die Abteilung Immobilienmanagement des KVA Berlin Mitte-Nord handelt in Wahrnehmung der Verantwortung und den möglichen Chancen der sich im Eigentum der Kirchengemeinden und Kirchenkreise befindlichen vielartigen Immobilien. Bei einer nachhaltigen Immobilienbewirtschaftung von Kirchen, Kapellen, Gemeindehäuser, Pfarrhäuser, Kindertagesstätten, Friedhofsgebäude, Freizeitenheime, Pachtflächen, Erbbaurechten, Mehrfamilienhäuser und Gewerbeimmobilien unterstützt, entlastet und vertritt das Immobilienmanagement die Eigentümer. Dazu gehören unter anderem die Bereiche Immobilienentwicklung, lfd. Nutzungsverwatung, lfd. Instandhaltung, Instandsetzung, Mietmanagement, Portfolio-Betrachtung, (energetische) Modernisierung sowie Finanzierungsplanung inklusive der Bildung von entsprechenden Substanzerhaltungsrücklagen bzw. Abschreibungen.

Über die rechtlichen Rahmenbedingungen der Aufgaben im kirchlichen Bau- und Grundstücksswesen geben sowohl das Kirchengesetz über die Haushalts-, Kassen- und Vermögensverwaltung der EKBO (HKVG) als auch das Kirchenbaugesetz (KBauG) Auskunft.

Allgemeine Hinweise zur Nutzung kirchlicher Gebäude

Der Gemeindekirchenrat braucht eine Vorstellung, welche Immobilien für die kirchliche Arbeit, die die Kirchengemeinde inhaltlich als Schwerpunkte gesetzt hat, benötigt werden und wie diese nachhaltig finanziert werden können. Die örtliche Gebäudebedarfsplanung ist deswegen eines der wichtigsten Aufgabenfelder des Gemeindekirchenrats. Sie sollte stets an die aktuellen Herausforderungen denen eine Kirchengemeinde gegenübersteht angepasst werden, wie zum Beispiel veränderte Mitgliederzahlen oder Kosten der Beheizung und Bewirtschaftung. Letztere sind aufgrund steigender Energiekosten von besonderer Bedeutung. Daneben sollte auf Barrierefreiheit und Seniorenfreundlichkeit geachtet werden.

All dies erfordert von einer Kirchengemeinde Aufmerksamkeit und Sorgfalt. Es lohnt sich, bei der Planung genau hinzuschauen – und auch Entscheidungen zu treffen, wenn struktureller Anpassungsbedarf geboten ist!

Eine strategische Gebäudebedarfsplanung hilft, Entscheidungen zu vereinfachen und nachvollziehbar zu gestalten. Diese sollten sich gedanklich „über den eigenen Kirchturm hinaus“ bewegen, denn die Gebäude sind Wahr- und Kennzeichen der Kirchengemeinde. Die Kirche dient als Versammlungsort, in dem neben dem Gottesdienst auch Konzerte, Ausstellungen und sonstige kulturelle Veranstaltungen stattfinden können.

Auch ein Gemeindehaus hat Ausstrahlungskraft über die Kirchengemeinde hinaus. Neben der Nutzung durch gemeindliche Gruppen bietet es oftmals Raum für Treffen anderer gemeinwohl betreibender Kooperationspartner.

All dies hilft, die Kirchengemeinde vor Ort gut zu verankern. Gerade die kirchlichen Gebäude ermöglichen es einer Kirchengemeinde, ein reiches inneres Leben zu entfalten und gleichzeitig gastfreundlich und einladend nach außen zu wirken. Damit dies möglich ist, muss der Gemeindekirchenrat über nachhaltige Nutzungen entscheiden.

Allgemeine Hinweise zur Instandhaltung der gemeindlichen Gebäude

Weitere Punkte, die immer wieder auf der Tagesordnung der Gemeindekirchenratssitzungen auftauchen, sind der wirtschaftliche Unterhalt und die Pflege der gemeindeeigenen Gebäude. Der Gemeindekirchenrat sollte dabei hinreichend vielfältige rechtliche, wirtschaftliche und technische Aspekte beachten.

Ein besonderes Augenmerk bei der Instandhaltung vorhandener Gebäude muss auf die frühzeitige Erkennung und Behebung von Bauschäden gelegt werden. Dabei sollten alle Mängel regelmäßig dokumentiert werden, um anschließend über geeignete Maßnahmen zu ihrer Behebung beraten und entscheiden zu können. Auflagen des Denkmalschutzes müssen ggf. dabei beachtet werden.

Die laufende Instandhaltung sowie anfallende Instandsetzungen sollten bei ordnungsgemäßer Bewirtschaftung in der Regel von der Kirchengemeinde allein zu finanzieren sein. Deswegen sollten im Gemeindehaushalt immer an den Bauunterhaltungslasten orientierte Rücklagen/Abschreibungen gebildet werden.

Bei der Betrachtung und dem Umgang mit den Immobilien ist zu unterscheiden nach

• nicht realisierbaren (unveräußerliches) Sachvermögen (d.h. Kirchen und Kapellen)
  
• realisierbaren (veräußerliches) Sachvermögen (u.a. Pfarr-, Gemeinde-, Einfamilien- und Mehrfamilienhäusern)

Dieser Eintrag in der Wissensdatenbank soll Sie -als Kirchengemeinde- mit Informationen rund um das Thema Immobilienmanagement versorgen und auch Dritten (u.a. Vertragspartnern) transparent die Aufgaben des Immobilienmanagements auf der Grundlage kirchlicher Rechtsverordnungen und Gesetze darstellen. Als Kirchengemeinde, Gemeindekirchenrat oder Mitarbeiter/in der Kirchengemeinde, dienen die hier zusammengestellten Informationen als Unterstützung bei der Bearbeitung von Vorgängen aus diesem Bereich.
Diese sollen Sie mit Übersichten zu Zuständigkeiten und Verweisen zu notwendigen Dokumenten, Mustervorlagen und praktischen Hinweisen unterstützen, um einen beidseitig effizienten Ablauf sicher zu stellen.
Im kirchlichen Verwaltungsamt sind die Mitarbeiter/innen der Abteilung Immobilenmanagement Ihre Ansprechpartner Ansprechpartner für alle Fragen die sich betreffend der Immobilien ergeben können. Je nach Art und Umfang werden die jeweiligen Vorgänge durch die Abteilung Immobilienmanagement in Verantwortung für die Kirchengemeinden eigenständig umgesetzt oder gemeinsam mit den Kirchengemeinden und/oder anderen Abteilungen des Verwaltungsamtes abgestimmt.
Die nachfolgenden Informationen und Prozessbeschreibungen sind in der Abteilung Immobilienmanagement mit dem Hintergrund langjähriger Erfahrungen im täglichen Umgang mit Fragen zur nachhaltigen Immobilienbewirtschaftung erstellt worden. Anzumerken ist, dass aufgrund der vielschichtigen Immobilien-Angelegenheiten lediglich die orginär grundsätzlichen Aufgaben dargestellt wurden. Für die Betreuung der weiteren individuell anfallenden Aufgaben steht das Immobilienmanagent im persönlichen Austausch zur Verfügung. Im Falle von gesetzlichen oder prozessualen Änderungen, werden die Prozessbeschreibungen angepasst und in einer neuen Version verfügbar gemacht.

Benutzungshinweise:
Die Prozess- Fallbeschreibungen sind so konzipiert, dass ein thematischer Vorgang jeweils auf einer Seite wiederzufinden ist und teilweise um eine grafische Darstellung ergänzt wird. Einzelne Prozessschritte sind unterteilt und geben Ihnen die Möglichkeit für Anmerkungen. Als Gedankenstütze können die thematischen Listen separat ausgedruckt werden.
Zu einigen thematischen Prozessbeschreibungen finden Sie in den jeweiligen Anlagen Mustervorlagen, die die Kirchengemeinden als Grundlage für Ihre Bearbeitung und den Austausch mit dem KVA nutzen sollten.
Im unteren Abschnitt finden Sie unter „weiterführende Informationen“ auf den Prozessbeschreibungen externe Links zu den einschlägigen Rechtsquellen.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird für die Evangelische Kirche Berlin-Brandenburg schlesische Oberlausitz die Abkürzung EKBO verwendet.

Die nachstehend benannten Leistungen des Immobilienmanagements stellen das vom KVA Berlin Mitte-Nord abgedeckte Aufgabenspektrum dar. Es umfasst sowohl Regelleistungen gemäß § 8 Absatz 1 des „Kirchengesetzes über die Rechtsstellung und Aufgaben der Kirchlichen Verwaltungsämter“ als auch darüber hinausgehende, zusätzliche Auftragsleistungen.
Die Finanzierung der Regel- und Auftragsleistungen erfolgt gemäß Leistungs- und Gebührensatzung. Die jeweils gültigen Gebühren entnehmen Sie bitte der aktuellen Gebührensatzung.

Regel- und Auftragsleistungen des Immobilienmanagements sind gemäß der Leistungs- u. Gebührensatzung u.a.

1. Pflege der Immobilien- und Abrechnungs-Datenbank
2. Beschaffung, Kontrolle und Berichtigung der Grundbücher und Flurkarten
3. Erstellung der Haushalts- oder Wirtschaftspläne und der Quartalsberichte und Statistiken
4. Erstellung und Aufbereitung der Jahresabschlusszahlen
5. Ausweisung des Pfarrvermögens
6. Beschaffung und Kontrolle der Kataster-, Vermessungs- und Fortführungsunterlagen sowie Bearbeitung der damit zusammenhängenden Widersprüche
7. Beauftragung der Erarbeitung von Gebäudeunterlagen, Grundrissen und Zeichnungen
8. Dokumentation von vorhandenen Wertermittlungen
9. Dokumentation von Unterlagen zur technischen Gebäudeausrüstung (z.B. gemäß Trinkwasser- oder Energieeinsparverordnung)
10. Prüfung der Bescheide und Zahlung der Steuern, Gebühren und Abgaben
11. Unterstützung der Eigentümer und Dienstwohnungsnutzenden bei der Anwendung des Dienstwohnungsrechts und der Zuweisung von Amtsräumen einschließlich der Dienstwohnungsübergabe
12. Festsetzung und Überprüfung der steuerlichen Mietwerte sowie Festle-gung der Nebenkostenvorauszahlungen
13. Berechnung und Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen
14. Prüfung der Rechnungen Dritter (außer für Baumaßnahmen)
15. Zuweisung, Widmung und Einziehung von Dienstwohnungen
16. Jährliche Begehung der Gebäude gemäß Rechtsverordnung
17. Verhandlungen mit Mietern und Dritten im Rahmen der Vertragsdurchführung, einschließlich der Bearbeitung von Widersprüchen
18. Auswahl der Mieter (bei Wirtschafterbefugnis) oder Vorschlag geeigneter Mieter an Eigentümer
19. Erstellung und Ausfertigung der Mietverträge
20. Kontaktpflege und Information der Mieter über wichtige Angelegenheiten
21. Festlegung, Anlage und Verwaltung der Mietkautionen
22. Organisation der Erreichbarkeit für Mieter in Notfällen
23. Anpassung der Mieten (bei Wirtschafterbefugnis) oder Vorbereitung der Anpassung
24. Abrechnung und Anpassung der Nebenkosten
25. Kündigung von Mietverträgen
26. Überwachung des Schuldendienstes
27. Bereitstellung von Informationen und Unterlagen zum Abschluss von Verträgen
28. Erstellung oder Prüfung der Verträge gemäß dem Kirchengesetz über die Haushalts-, Kassen- und Vermögensverwaltung der EKBO
29. Sicherstellung der sachkundigen Ermittlung und Anpassung der Entgelte wie z. B. Erbbauzinsen, Pachten und Kaufpreise
30. Kontrolle des grundbuchlichen Vollzugs
31. Laufende Verwaltung aller Verträge
32. Unterstützung der Eigentümer bei notariellen Beurkundungen
33. Abwicklung von Vertragsbeendigungen
34. Unterstützung der Eigentümer bei Insolvenz- und Zwangsvollstreckungsverfahren

Eine Kirchengemeinde – als Eigentümer einer Immobilie – kann beschließen die lfd. Bewirtschaftung (Verwaltung) der Immobilien umfassend in die Verantwortung des Immobilienmanagements im KVA Berlin Mitte-Nord zu geben. In diesem Fall handelt das Immobilienmanagement für die Kirchengemeinde als Wirtschafter kraft Auftrags. Im anderen Fall obliegt das gesamte Spektrum der Dienstleistung das sich aus der lfd. Immobilien-Bewirtschaftung ergibt, in Abstimmung mit dem Immobilienmanagement der Kirchengemeinde.

Übertragung der lfd. Bewirtschaftungsverantwortung an das Immobilienmanagement (sog.„Vollverwaltung“)

Für die Übertragung der lfd. Bewirtschaftsungsverantwortung an das Immobilienmanagement bzw. Einsetzung des Immobilienmanagements als Wirtschafter kraft Auftrags ist lediglich ein Gemeindekirchenrats-Beschluss notwendig. Folgende Informationen sind bitte in dem Beschluss festzuhalten:

1. Gebäudebezeichnung (Anschrift und ggf. sonstige Bezeichnung)
2. Beginn der Einsetzung als Wirtschafter kraft Auftrags (Datum)

Der Protokollauszug wird dem Immobilienmanagement des KVA Berlin Mitte-Nord nach der Beschlussfassung verfügbar gemacht. Alles weitere wird dann vom Immobilienmanagement veranlasst (z.B. Anschreiben aller Mieter, Versorger, Vertragspartner etc.).
Bitte beachten: Eine Beauftragung des Immobilienmanagements als Wirtschafter kraft Auftrags ist auch unterjährig und zeitnah möglich. Ein Wechsel zurück jedoch nur zum Jahreswechsel.

Beschlussvorschlag für Gemeindekirchenräte zur Zuweisung einer Dienstwohnung
Vorlage für Beschlüsse von Gemeindekirchenräten zur Zuweisung einer Dienstwohnung an Pfarrer/innen.
Hinweis: Verwenden Sie die für Ihren Beschluss zutreffenden Textpassagen (hier: kursiv) als Grundlage für Ihren Beschlusstext. Ersetzen Sie die in Klammer gesetzten Begriffe durch Ihre Angaben. Eine Kopie des gefassten Beschlusses ist umgehend der Abteilung Immobilienmanagement zu übermitteln.

Dienstwohnung

weitere Anlagen:
Wohnungsblatt Pfarrdienstwohnung

Weiterführende Informationen: Gesetze | Vorlagen | Vorschriften | AVA
Verordnung über die Dienstwohnungen der Pfarrerinnen und Pfarrer (Pfarrdienstwohnungsverordnung – PfDWVO)

Beschlussvorschlag für Gemeindekirchenräte zur Zuweisung einer Amtszimmerpauschale

Vorlage für Beschlüsse von Gemeindekirchenräten zur Zuweisung eines Amtszimmers an Pfarrer/innen.

Hinweis: Verwenden Sie die für Ihren Beschluss zutreffenden Textpassagen (hier: kursiv) als Grundlage für Ihren Beschlusstext. Ersetzen Sie die in Klammer gesetzten Begriffe durch Ihre Angaben. Eine Kopie des gefassten Beschlusses ist umgehend an die Abteilung Immobilienmanagement zu übermitteln.

Bitte beachten: Der GKR muss vor Beginn der Zahlung der Amtszimmerpauschale über die Gewährung beraten und einen Beschluss herbeiführen.

Amtszimmer

Nebenkosten für das Amtszimmer
Bei der Kostentragung der Nebenkosten steht der Kirchengemeinde (anstellenden Körperschaft) ein Wahlrecht zu:
1. Option: pauschaler Ersatz*
Zur Abgeltung der durch die dienstliche Nutzung des Amtszimmers entstehenden Kosten erhält Herr/Frau Pfarrer/in (Vorname, Name) gemäß §12 PfDWAO einen pauschalen Ersatz für die als Amtszimmer zugewiesene Fläche.
2. Option: Übernahme der Kosten durch die Kirchengemeinde Die Kirchengemeinde übernimmt die Kosten, die durch die dienstliche Nutzung des Amtszimmers entstehen.

*HINWEIS: Pauschale Entschädigungen sind steuerpflichtige Sachbezüge im Sinne der Abgabenordnung und damit über die Gehalt zahlende Stelle des Konsistoriums zu Lasten des Begünstigten der Entschädigung zu versteuern.

Weiterführende Informationen: Gesetze | Vorlagen | Vorschriften | AVA
PfDWAO Rechtsverordnung zur Ausführung der Verordnung über die Dienstwohnungen der Pfarrerinnen und Pfarrer

Prüfung durch Kirchengemeinde zur Anmietung von Pfarrdienstwohnungen

Weiterführende Informationen: Gesetze | Vorlagen | Vorschriften
PfDWAO Rechtsverordnung zur Ausführung der Verordnung über die Dienstwohnungen der Pfarrerinnen und Pfarrer

Prüfung durch Kirchengemeinde zur Übergabe und Rückgabe von Dienstwohnungen

Weiterführende Informationen: Gesetze | Vorlagen | Vorschriften | AVA
PfDWVO Rechtsverordnung zur Ausführung der Verordnung über die Dienstwohnungen der Pfarrerinnen und Pfarrer

Prüfung durch die Kirchengemeinde bei Neuvermietung

In diesem Fall muss sich die Kirchengemeinde nicht bemühen, sämtliche Prozesschritte wie in 3.1 beschrieben, werden vom Immobilienmanagement im Auftrag handelnd erledigt und die Kirchengemeinde wird über die Erledigung informiert. Mit dem Hinweis, dass es der Kirchengemeinde weiterhin möglich ist Mieter für eine Neuvermietung zu benennen.

Ablauf bei einer Kündigung durch Mieter / Rücknahme durch den Vermieter

In diesem Fall muss sich die Kirchengemeinde nicht bemühen, sämtliche Prozesschritte wie in 3.3 beschrieben, werden vom Immobilienmanagement im Auftrag handelnd erledigt und die Kirchengemeinde wird über die Erledigung informiert.

Anmerkung: Die Kirchenkreise die den Kirchenkreisverband Berlin Mitte- Nord bilden haben die Genehmigungsbefugnis von Pachtverträgen der Amtsleitung (Vorstand) des KVA Berlin Mitte-Nord gemäß HKVG übertragen.