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baubetreuung

Baubetreuung

1. Einleitung

Dieser Eintrag soll Sie mit Informationen rund um das Thema Baubetreuung versorgen. Als Kirchengemeinde, Gemeindekirchenrat oder Mitarbeiter/in in der Kirchengemeinde dienen die hier zusammengestellten Informationen als Unterstützung bei der Bearbeitung von Vorgängen aus diesem Bereich.

Dieser Leitfaden unterstützt Sie mit Übersichten zu Zuständigkeiten und Verweisen zu notwendigen Dokumenten, Mustervorlagen und praktischen Hinweisen, um einen möglichst effizienten Ablauf sicher zu stellen.

Im Kirchlichen Verwaltungsamt sind die Mitarbeiter/innen der Baubetreuung Ihre Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Thema Bauen. Je nach Art und Umfang werden die Vorgänge im Bearbeitungsprozess von dort aus eigenständig oder gemeinsam mit Ihnen und/oder anderen Abteilungen des Verwaltungsamtes abgestimmt.

Die Checklisten in diesem Eintrag sind in der Abteilung Baubetreuung vor dem Hintergrund langjähriger Erfahrungen im täglichen Umgang mit Fragen entwickelt worden. Die Verwendung der Checklisten und Informationen dient dazu Informationen zu Immobilien-Angelegenheiten zu geben, als auch die Bearbeitungszeit effizienter machen und zeitaufwendige Korrekturschleifen für beide Seiten zu reduzieren. Im Falle von gesetzlichen oder prozessualen Änderungen, werden die Checklisten angepasst und in einer neuen Version verfügbar gemacht.

Benutzungshinweise:

Die Checklisten sind so konzipiert, dass ein thematischer Vorgang jeweils auf einer Seite wiederzufinden ist. Einzelne Prozessschritte sind unterteilt und geben Ihnen die Möglichkeit für Anmerkungen. Als Gedankenstütze können die thematischen Listen separat ausgedruckt werden.

Zu einigen thematischen Checklisten finden Sie in den jeweiligen Anlagen Mustervorlagen, die Sie als Grundlage für Ihre Kommunikation nutzen sollten.

Im unteren Abschnitt finden Sie unter „weiterführende Informationen“ auf den Checklisten externe Links zu den einschlägigen Rechtsquellen.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit und zur Platzeinsparung wird für die Evangelische Kirche Berlin-Brandenburg schlesische Oberlausitz die Abkürzung EKBO verwendet.

1.1 Leistungskatalog Baubetreuung

Die nachstehend benannten Dienstleistungen der Baubetreuung stellen das vom KVA Berlin Mitte-Nord abgedeckte Aufgabenspektrum dar. Es umfasst sowohl Einzelheiten der Regelleistungen gemäß § 8 Absatz 1 des „Kirchengesetzes über die Rechtsstellung und Aufgaben der Kirchlichen Verwaltungsämter“ als auch darüber hinausgehende, zusätzliche Leistungen.

Gemäß Leistungs- und Gebührensatzung übernimmt die Baubetreuung diese Leistungen:

Regelleistungen: Baubetreuung
a) Fachliche Beratung, Betreuung und Vertretung der Eigentümer bei allen Baumaßnahmen
b) Überwachung der baulichen Unterhaltung und Instandsetzung sowie von Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen
c) Beratung bei Ankauf und Vermarktung von Gebäuden
d) Entwürfe von Konzepten zur Gebäudenutzung als Zuarbeit zur Immobilienentwicklung (Gebäudebedarfsplanung)
e) Begleitung beauftragter freier Architekten und Sonderfachleute
f) Beratung und Mitwirkung bei der Erstellung von Genehmigungs- und Förderanträgen sowie Verwendungsnachweisen
g) Vorbereitung von Honorar- und Bauleistungsverträgen
h) Prüfung von Honorar- und Baurechnungen, Verwalten eines Planarchivs
i) Genehmigung von Bauvorhaben gemäß § 28 Abs. 4 Kirchenbaugesetz

Die Leistungen der Baubetreuung werden für die Gemeinden der Kirchenkreise Berlin Nord-Ost und Berlin Stadtmitte pauschal von den Kirchenkreisen finanziert und sind für die Kirchengemeinden kostenlos.

Auftragsleistung: Bauherrenvertretung als Wirtschafter kraft Auftrags
Die Leistungen der Bauherrenvertretung werden derzeit nur für ausgewählte Bauvorhaben der Körperschaften des Kirchenkreises Berlin Stadtmitte angeboten.
1. Organisatorische Arbeiten
1.1 Klärung der Aufgabenstellung, sowie die Erstellung und Koordinierung eines Programms für das Gesamtprojekt
1.2 Erstellen von Niederschriften des besprochenen Baubedarfs
1.3 Regelung/Bekanntgabe projektbezogener Organisationsbelange und Empfehlung eines verantwortlichen Architekten gegenüber den zu beteiligenden Gremien (Gemeindekirchenrat, Kreiskirchenrat, Landeskirche u.a.)
1.4 Benennung/Auswahl von Fachplanern nach Abstimmung mit dem GKR und der Landeskirche
1.5 Bekanntgabe des Kostenrahmens und Erläuterung einschl. Einreichen des Bedarfsprogramms durch den Bedarfsträger bei den zu beteiligenden übergeordneten Gremien (zur Prüfung und Genehmigung)
1.6 Entscheidung über Ergebnisse aus Vertragsverhandlungen sowie Vertragsabschluss im Rahmen der Beschlüsse des GKR
1.7 Veranlassung zur Klärung von Art und Umfang der Erfordernisse zur Aufrechterhaltung der Nutzung während der Projektrealisierung
1.8 Information der zu beteiligenden kirchlichen Gremien (Gemeindekirchenrat, Kreiskirchlicher Bauausschuss, Haushaltsausschuss, Kreiskirchenrat, Landeskirche u.a.), Institutionen oder Behörden (untere Denkmalschutzbehörde, Landesdenkmalamt u.a.) und Einholung oder Veranlassung zur Einholung der notwendigen Genehmigungen
1.9 Bekanntgabe der relevanten Ergebnisse aus der baufachlichen Beratung des Baubedarfs zu den Qualitäts-, Termin- und Kostenzielen und Zusammenstellung der Unterlagen zur Vorlage der zu beteiligenden Gremien (GKR, KKR, LK u.a.)
1.10 Durchführung von Bauherrenbesprechungen mit den beteiligten Institutionen und Zustimmungsberechtigung zu den Niederschriften der Planungs- und Bauherrenbesprechungen
1.11 Einholen von Auskünften bei den zuständigen Behörden zu auf dem Grundstück ruhenden Rechten, Lasten, Verpflichtungen und Weitergabe der Ergebnisse an Projektbeteiligte (Durchführung gegebenenfalls durch Architekt nach Bevollmächtigung)
1.12 Überprüfung der Vertragserfüllung im Rahmen einer externen Vergabe der Projektsteuerung/Projektleitung und Überprüfung von Architekten- und Fachplanerleistungen.
1.13 Überprüfung der Arbeitssicherheit während der Projektrealisierung (Haftung liegt auf der Bauherrenseite)
2. Grundlagen und Qualitäten
2.1 Bekanntgabe der zu berücksichtigenden baufachlichen Anforderungen des kirchlichen Bauherrn (Vorschriften, Richtlinien, Verordnungen)
2.2 Anordnung zur Beschaffung bzw. Anfertigung von Plan- bzw. Bestandsunterlagen, zur Einmessung, zur Schadstofferkundung, etc.
2.3 Anordnung von Untersuchungen bezüglich öffentlich-rechtlicher Voraussetzungen einschl. Untersuchung von Altlasten (z.B. für eingesetzte Holzschutzmittel, Bodenbelastungen durch Einleitungen oder Notwendigkeit von Untersuchungen zur Kampfmittelbeseitigung)
2.4 Veranlassung benötigter Gutachten und Analysen als Voraussetzung der Bedarfs- bzw. Instandsetzungs- und Instandhaltungsplanung
2.5 Durchführung der regelmäßigen Überwachung baulicher Anlagen in Bezug auf Bauzustand und Verkehrssicherheit um den 15. eines jeden Quartals, Erstellen eines Begehungsprotokolls und Veranlassung der sich ergebenden Notwendigkeiten
2.6 Beratung über die zukünftige Nutzung der baulichen Liegenschaften
2.7 Ermittlung der Qualitätsziele und Weitergabe in die baufachlichen Beratungen zur Umsetzung der definierten Ziele
2.8 Erarbeitung von Lösungsvorschlägen zu Zielkonflikten (Kosten, Zeit, Konstruktion usw.) im Rahmen der Projektrealisierung und Mitteilung an die zu beteiligenden Gremien und Institutionen
3. Kosten und Finanzierung
3.1 Beantragung von Zuschüssen und Fördergeldern für die Vergütung von Leistungen Dritter
3.2 Anordnung von Auszahlungen bzw. Zurückweisung von Rechnungen der beteiligten Vertragspartner
3.3 Veranlassung für die Ermittlung der zu erwartenden Folgekosten durch das Projekt und Weitergabe der Ergebnisse in die baufachlichen Beratungen und Gremien
3.4 Mitteilung der Kostenentwicklung im Zuge des Projektverlaufs
3.5 Beurteilen/Verantworten des Kostenrahmens und der zu erwartenden Folgekosten zur Kostenplanung durch Unterzeichnung im Rahmen des vereinbarten Budgets
3.6 Prüfen der Rechnungen aller Projektbeteiligten, ausgenommen hoheitlicher Prüfungsaufgaben durch die Landeskirche
4. Termine und Kapazitäten
4.1 Festlegung des Zeitplanes für die Projektabwicklung
4.2 Entscheidung über den Zeitpunkt für die Ergebnisvorlage der baufachlichen Beratungen
4.3 Baufachliche Entscheidung über die benötigten Personalkapazitäten. In Hochphasen Anordnung der personellen Verstärkung durch externe Aushilfen; Finanzierung aus zur Verfügung gestellten Budgets
4.4 Entscheidung über Terminpläne und Vorlage gegenüber den zu beteiligenden Gremien.

1.2 Ansprechpartner

Postanschrift:

Kirchliches Verwaltungsamt
Berlin Mitte-Nord
Baubetreuung
Klosterstraße 66
10179 Berlin-Mitte
baubetreuung@kva-bmn.de

Fax. (zentral): 030/ 25 81 85 44430

Name Zuständigkeit Tel. + Durchwahl (Fax)
+49 (30) 25 81 85-
E-Mail
Peter Süßenberger
Dipl.-Ing., Architekt
- Abteilungsleitung
Kirchenkreisverband Berlin Mitte-Nord und Kirchenkreis Berlin Stadtmitte -431 Tel.
-44431 Fax
p.suessenberger@kva-bmn.de
Martin Strauß
Dipl.-Ing., Architekt
- stellvertr. Abteilungsleitung
Kirchenkreis Berlin Nord-Ost -433 Tel.
-44433 Fax
m.strauss@kva-bmn.de
Martin Pomm
Dipl.-Ing., Architekt (FH)
Kirchenkreisverband Berlin Mitte-Nord und Kirchenkreis Berlin Stadtmitte -432 Tel.
-44432 Fax
m.pomm@kva-bmn.de
Steffi Bröckerbaum
Dipl. Restauratorin (FH)
Kirchenkreisverband Berlin Mitte-Nord -434 Tel.
-44434 Fax
s.broeckerbaum@kva-bmn.de
Marko Reiter
Dipl.-Ing., Architekt
Kirchenkreisverband Berlin Mitte-Nord -435 Tel.
-44435 Fax
m.reiter@kva-bmn.de

2. Ablauf einer Baumaßnahme

Ablauf einer Baumaßnahme (standardisiert)
2.1 Feststellung des Baubedarfs
Ziel: - Klärung von Umfang und Ablauf der Baumaßnahme
2.2 Finanzierungsplan und Kostenplanung
Ziel:
- Kosten- und Finanzierungsplan
- Genaue Beschreibung der Maßnahme
- GKR-Beschluss zur geplanten Baumaßnahme und zur beabsichtigten Beauftragung eines Architekten
- kirchenaufsichtliche Genehmigung des Architektenvertrages durch die Landeskirche.
2.3 Finanzierungsanträge
Ziel:
- stehende Finanzierung (Baumaßnahme ist ausfinanziert);
siehe auch Anlage III: a_03_finanzierungsplan.pdf
2.4 Kirchenaufsichtliche Genehmigung
Ziel:
- Erlangung einer kirchenaufsichtlichen Genehmigung für die Beauftragung der Architektenleistung und für die Durchführung der Baumaßnahme.
2.5 Durchführung der Baumaßnahme
Ziel:
- Durchführung der Baumaßnahme
- Abnahme der Baumaßnahme
2.6 Beendigung der Baumaßnahme
Ziel:
- Fertigstellungsanzeige durch GKR oder den Architekten
- Abrechnung und Dokumentation der Baumaßnahme

2.1 Feststellung des Baubedarfs (Umfang und Ablauf)

Prozesse
Thema Informationen / Hinweise / Verfahrensregeln
ZIEL Klärung des Umfangs und des Ablaufs einer Baumaßnahme
Absichtserklärung Beabsichtigt die KG die Planung/Durchführung einer Baumaßnahme, ist zuallererst Kontakt mit der Baubetreuung aufzunehmen, um die notwendigen ersten Schritte für die ordnungsgemäße Durchführung einer Baumaßnahme abzustimmen.
Anfrage aus der Kirchengemeinde Kontaktaufnahme durch die KG (E-Mail, Brief) mit der Bitte um Beratung/ Vorstellung der beabsichtigen Baumaßnahme.
Zuordnung Ansprechpartner In der Baubetreuung wird ein Ansprechpartner für das Bauvorhaben zugewiesen.
(gemäß Zuständigkeiten in der Baubetreuung)
Ansprechpartner wird festgelegt und betreut die Kirchengemeinde bei allen folgenden Schritten.
Beratung durch Bauabteilung Feststellung des Umfanges der Baumaßnahme erfolgt in der Regel durch eine Vorortbegehung.
Umfang der Maßnahme 1. klein 2. mittel 3. groß
Durchführung der Baumaßnahme durch die Kirchengemeinde

Leistungsphase 1+2 bei kleineren Baumaßnahmen (wie Bauunterhaltung und Grundlagenermittlung)
Durchführung der Baumaßnahme durch die Kirchengemeinde in Kooperation mit dem KVA und ggf. mit der Landeskirche

ggf. Maßnahmen mit externer Beteiligung: Architekt, Fachplaner (Statik, TGA, Brandschutz), Gutachter.

(Aufmaß, Materialprüfung, (z.B. Holzschäden/Mörtel) Baugeschichte
Wettbewerbsverfahren

externe Beteiligung: Architekt, Fachplaner, Gutachter, etc.

dann folgt die Durchführung der Maßnahme wie unter 2. mittel
Ablaufplanung Abstimmung des groben Ablaufplanes für die Baumaßnahme zwischen Kirchengemeinde, Baubetreuung und Landeskirche.
ENDE

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.2 Finanzierungsplan, Kostenplanung

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
Ziele a. Kosten- und Finanzierungsplan und genaue Beschreibung der Baumaßnahme
b. Gemeindekirchenrat-Beschluss zur Durchführung der Baumaßnahme
c. (nur bei Ausführung durch Architekten/Ingenieurbüros) Gemeindekirchenrat-Beschluss zur Beauftragung eines Architekten/Ingenieursbüros für mittlere bis große Baumaßnahmen
Koordinierung und Beratung Die Koordinierung erfolgt grundsätzlich durch die Baubetreuung oder das landeskirchliche Bauamt:
Eine Baumaßnahme wird einer der drei Kategorien zugewiesen:
2.1 Kirchengemeinde
(kleine Baumaßnahme)
Bei Durchführung einer kleinen Baumaßnahme durch externes Unternehmen oder mit Unterstützung der Immobilienabteilung (z.B. Schönheitsreparatur, kleine Reparatur)
2.2 Architekt
(mittlere Baumaßnahme)
Bei kleineren bis mittleren Baumaßnahmen bei denen das Landeskirchliche Bauamt noch nicht hinzuzuziehen ist. Beauftragung erfolgt i.d.R. auf Stundenbasis über einen Rahmenvertrag.
2.3 Architekt
(große Baumaßnahme, Denkmal oder gottesdienstlicher Raum
Bei großen Baumaßnahmen oder bei Baumaßnahmen im Denkmalschutz oder bei gottesdienstlichen Räumen die vom landeskirchlichen Bauamt kirchenaufsichtlich genehmigt werden müssen.
In Abstimmung mit der Baubetreuung werden folgende Planungsschritte durchgeführt:
Finanzierung Die Finanzierungsplanung erfolgt durch KG und Baubetreuung in Zusammenarbeit mit der Immobilien- und Haushaltsabteilung dem KVA Berlin Mitte-Nord
Kostenberechnung Kostenberechnung erfolgt in Abhängigkeit vom Umfang durch:
- Kirchengemeinde (2.1) oder durch Einholung von Angeboten
- Architekten (2.2)
Planung Für mittlere bis große Baumaßnahmen werden Planungen erstellt.
Baubetreuung Finanzierungsplan liegt vor:
Kostenberechnung liegt vor:
Planung (Baumaßnahme) liegt vor:

Wenn Maßnahmen und Umfang abgestimmt worden sind, wird durch die Baubetreuung bestätigt, dass eine Beratung stattgefunden hat.
[__] ja
[__] ja
[__] ja
GKR-Beschluss I. der GKR beschließt die Baumaßnahme
II. der GKR beschließt bei Einbindung eines Architekten (2.3 und 2.2) und dessen Beauftragung für bestimmte Leistungsphasen. (siehe Anlage V). Falls erforderlich mit kirchenaufsichtlicher Genehmigung.

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.3. Finanzierungsanträge

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
Ziel stehende Finanzierung (Maßnahme ist ausfinanziert)
Anträge zur Finanzierung können gestellt werden bei:
I. Kirchenkreis Antrag beim KK Bauausschuss
Für KK BNO gemäß Geschäftsordnung des Bauausschusses vom 25.9.2012

Dafür notwendig sind:

1. Beschreibung der geplanten Baumaßnahme mit Darstellung des Bezugs zur Gemeindearbeit
2. GKR-Beschluss mit Anlage I: a_01_protokoll_baubegehung.xlsx
3. Kostenberechnung nach DIN 276 oder mind. 2. Kostenangebote
3. Finanzierungsplan III a_03_finanzierungsplan.pdf
Kopien von notwendigen Genehmigungen (Denkmal, Bau, Kirchenaufsicht)
II. Kreiskirchenrat KKR (bei außerplanmäßigen Baumaßnahmen)
Fristen KK BNO: 28.02. und 30.09. eines jeden Jahres

(fallbezogene Entscheidungen)
z.B. bei internem Darlehen, Entnahme aus dem allgemeinen Kirchenvermögen als Vorlauf zur der dann noch notwendigen kirchenaufsichtlichen Genehmigung.
III. Drittmittelgeber Zu der Drittmittelfinanzierung gehört unter anderem auch:
- Landeskirche (Baubeihilfe, Planungsbeihilfe)
- Denkmalpflege

- Zuschuss aus dem kreiskirchlichen bzw. landeskirchlichen Klimaschutzfonds
- Fachbereich „Fundraising“ (siehe hierzu den nachfolgenden Ablauf)
Ablauf

Grundsätzlich läuft die Finanzierung nach folgendem Schema ab:

  1. GKR-Beschluss für die Baumaßnahme mit ausgearbeitetem Finanzierungsvorschlag
  2. Zuschussantrag an den Kirchenkreis – Bauausschuss/Haushaltsausschuss/ KKR
  3. Prüfung durch den Kirchenkreis (Baubetreuung)
  4. Zuschussantrag an die Landeskirche (kann auch parallel erfolgen)
  5. Drittmittelbewilligung (Zuschussantrag Klimafonds, Stiftungen, etc.; Zuschussbedingung/Fristen)

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.4 kirchenaufsichtliche Genehmigung

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
Ansprechpartner betreut die Kirchengemeinde bei allen folgenden Schritten
Zur Erlangung einer Kirchenaufsichtlichen Genehmigung sind an die Landeskirche über den Dienstweg (Suptur) folgende Unterlagen von der Kirchengemeinde einzureichen:


Anträge
I. Formloser Antrag mit GKR-Beschluss + Anlagen
II. Kostenberechnung durch Architekt oder Angebot
III. Finanzierungsplan
IV. Denkmalrechtliche Genehmigung (falls erforderlich)
V. Architektenvertrag (Abstimmungsexemplar)
Was muss genehmigt werden?
  • Alle denkmalgeschützten Gebäude
  • Alle nicht denkmalgeschützten Kirchen und Kapellen
  • Baumaßnahmen ab Bausummen gemäß Festlegungen der kirchlichen Bauordnung
Wer genehmigt? Genehmigung erfolgt durch Landeskirchliches Bauamt
Genehmigung Nach Prüfung und ggf. Beschlussfassung im LKBA Erteilung der Kirchenaufsichtlichen Genehmigung.

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.5 Durchführung der Baumaßnahme bis zur Abnahme

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
ZIEL Durchführung der Baumaßnahme bis zur Abnahme

Hinweis: Die Kirchengemeinde bleibt in allen Schritten der Baudurchführung Bauherr. Die Kirchengemeinde wird durch die Baubetreuung beraten und begleitet die Baumaßnahme.
Ansprechpartner betreut die Kirchengemeinde bei allen folgenden Schritten.
  • Begleitung der Baumaßnahmen aus Sicht der KBO
  • Überwachung ggf. Durchführung der Ausschreibung/Angebotseinholung (Keine Regelleistung des KVA)

Unterstützung bei:

  • Finanzierungsüberwachung (bei Bedarf)
  • Anzeigen von Änderungen
  • Mittelabrufe (KK, Landeskirche, Stiftungen u.a.Sonderanträge/ Nachfinanzierungen KK)
Sichtung und Prüfung der Baurechnungen (bei selbst betreuten Baumaßnahmen)
Baustellentermine (Bauherrenbetreuung /-begleitung) ggf. Abstimmung mit der Denkmalpflege
Vorprüfung von Honorarrechnungen (nur bei Einsatz von Architekten oder Fachplanern). Die abschließende Prüfung und Freigabe erfolgt durch die Landeskirche.
ggf. Baumängelbeseitigung
(Aufforderung zur Nachbesserung etc.) (nur bei selbst betreuten Baumaßnahmen)
Sichtung und Prüfung der Schlussrechnungen (nur bei selbst betreuten Baumaßnahmen)

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.6 Beendigung der Baumaßnahme

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
ZIEL Begleitung der KG / Architekten bei der Baumaßnahme. Fertigstellungsanzeige durch die Kirchengemeinde/ Architekten und Abrechnung
Ansprechpartner (Bau) betreut die Kirchengemeinde bei allen folgenden Schritten.
Abrechnung:
Abrechnung der Baumittel mit Rechnungsliste
(in Zusammenarbeit mit der Baukasse oder Haushalts- oder Immobilienabteilung)
Kostenabrechnung der Baumittel durch KG /Architekt nach Einnahme/ Ausgaben
ggf. Rückführung von KK Zuschüssen oder anderen.
Bei Fundraising:
Abrufe von Drittmitteln
Verwendungsnachweis Drittmittel (in Zusammenarbeit mit dem Fördermittelgeber)
ENDE Baumaßnahme ist abgeschlossen
baubetreuung.txt · Zuletzt geändert: 2019/11/01 09:24 von Peter Süßenberger