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Personalwesen

Die Zusammenarbeit in Personalangelegenheiten

Einleitung

Das KVA Berlin Mitte-Nord unterstützt Kirchenkreise und Kirchengemeinden in den Belangen des Personalwesens, zum Beispiel bei der Ausschreibung von Stellen, erstellt Arbeitsverträge und gibt Auskunft zu allen personalrelevanten Angelegenheiten.

Für die Kirchenkreise und Kirchengemeinden dient das Verwaltungsamt als Ansprechpartner bei arbeitsrechtlichen Themen.

Es kann in der Praxis hilfreich sein, im Gemeindekirchenrat einen Personalausschuss zu bilden, der in Zusammenarbeit mit dem KVA die Belange des Personalwesens regelt. In Zusammenarbeit zwischen Gemeindekirchenrat und dem Personalwesen können Beschlüsse vorab vorbereitet werden. Bei der Umsetzung helfen die Mitarbeitenden des Personalwesens ebenfalls, nicht zuletzt, wenn sich Änderungen der Rechtslage oder Tarifänderungen ergeben. Von Details des Arbeitsrechts werden Sie als Gemeindekirchenrat also weitestgehend verschont, die Verantwortung liegt jedoch weiterhin in Ihrer Hand.

Das Personal der Kirchengemeinde
Neben den ehrenamtlich Tätigen ist in einer Kirchengemeinde zu unterscheiden zwischen den Pfarrerinnen und Pfarrern und den Mitarbeitenden im Angestelltenbereich.
Die Personalkosten der Beschäftigten werden in der Regel aus Zuweisungen der Landeskirche und/oder eigenen Einnahmen und/oder Fremdmitteln finanziert.
Die in den Kirchengemeinden beschäftigten Mitarbeitenden stehen in der besonderen Obhut des Gemeindekirchenrats, deshalb gelten die folgenden Ausführungen vor allem für diese Beschäftigten.

Die Verantwortung des Gemeindekirchenrats für die Beschäftigten
Der Gemeindekirchenrat hat als Arbeitgeber eine Fürsorgepflicht für die im Dienst der Kirchengemeinde stehenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Auf seinen in der Regel monatlich stattfindenden Sitzungen berät er deswegen auch über Personalfragen. Zur Vorbereitung dieser Themen kann es sinnvoll sein, einen Personalausschuss einzurichten.

Personalplanung
Die Personalplanung ist in einer Kirchengemeinde wichtig, um den Personalbedarf und die dafür notwendigen Haushaltsmittel festzustellen. Dazu muss der Gemeindekirchenrat eine Bedarfsanalyse durchführen, welche auf die inhaltlichen Schwerpunkte der Kirchengemeinde ausgerichtet ist und berücksichtigt, dass Ehrenamtliche einen Anspruch auf Begleitung durch Hauptamtliche haben. Auf Grundlage der Analyse wird ein Stellenplan (kreiskirchlich oder gemeindlich) entworfen, in dem die Art und der Umfang aller Stellen festgelegt wird. Der Stellenplan ist durch Kirchengemeinde oder Kreissynode zu beschließen und über das Verwaltungsamt zur Genehmigung an die Landeskirche zu leiten.

Anstellung einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters
Im Stellenplan sind durch den Gemeindekirchenrat die Beschäftigungsverhältnisse festgelegt. Vor diesem Hintergrund werden die Stellen ausgeschrieben.

In einer entsprechenden Stellenanzeige werden die Erwartungen an das Profil von potenziellen Interessenten sowie die Voraussetzungen für eine Bewerbung genannt. Bei der Erstellung der Ausschreibung erfährt der Gemeindekirchenrat Unterstützung durch das KVA, zum Beispiel für die Erfüllung der Anforderungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG). Besondere Verpflichtungen bestehen auch nach dem Schwerbehindertenrecht. Nach § 81 Abs. 1 SGB IX soll frühzeitig Verbindung mit der Agentur für Arbeit aufgenommen werden um zu prüfen, ob die Stelle mit einem arbeitslos oder arbeitssuchend gemeldeten schwerbehinderten Menschen besetzt werden kann.

Mit qualifizierten Bewerbern werden Auswahlgespräche geführt. Die Entscheidung, wer die oder der am besten Geeignete ist, liegt in der Verantwortung des Gemeindekirchenrats. Die Mitarbeitervertretung ist dabei einzubeziehen. Im gesamten Prozess sind Fairness und Diskretion im Umgang mit Bewerbungen selbstverständlich. Personalentscheidungen unterliegen strenger Verschwiegenheit!

Personalveränderung
Der Gemeindekirchenrat soll auf Personalveränderungen reagieren, dabei kann es beispielsweise um die Versetzung an einen anderen Arbeitsplatz oder um die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gehen.

Auch der Übergang in den Ruhestand muss aus Interesse der Beschäftigten und der Kirchengemeinde sorgfältig begleitet werden. Oftmals arbeiten Mitarbeitende über lange Zeiträume bei der Kirche und sind vielfach engagiert. Abschiede sind daher nicht leicht. Am Ende der Tätigkeit geht es deshalb darum, für eine angemessene Verabschiedung zu sorgen. Die Verdienste der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters in ihrer/seiner Kirchengemeinde sollten dabei entsprechend gewürdigt werden. Gleichzeitig ist es überaus wichtig, die wertvollen Erfahrungen und das angesammelte Wissen zu sichern und weiterzugeben. Deshalb sollte mindestens ein strukturiertes Übergabegespräch geführt werden.

Darüber hinaus sollten Beschäftigte über Angelegenheiten, die sie persönlich oder in ihrer Dienstausübung betreffen, frühzeitig informiert werden. Sinnvoll ist es auch, wenn der Gemeindekirchenrat für den gemeinsamen Austausch regelmäßig Zeit reserviert und einen Personalausschuss einrichtet, der für einen wechselseitigen Informationsfluss Sorge trägt.

Tarifvertrag EKBO

Der Tarifvertrag gilt für Arbeitsverhältnisse der im Bereich der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz beschäftigten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Kirchengemeinden, Kirchenkreise, kirchlichen Verbände und sonstigen Körperschaften, der Landeskirche sowie derer Werke – mit Ausnahme des Diakonischen Werkes Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz e.V. – und rechtlich unselbstständigen Einrichtungen.

Den kompletten Tarifvertrag der EKBO können Sie hier einsehen: Tarifvertrag EKBO

Abschnitt 1: Allgemeines

1.1 Stellenplan

Was ist ein Stellenplan und wie häufig wird er erstellt?

Der Stellenplan beinhaltet die Anzahl der Stellen und die Kosten sowie deren Finanzierung.
Erstellt wird er auf Grundlage des Finanzgesetzes, der Finanzverordnung und dem Kirchengesetz über die Haushalts-, Kassen- und Vermögensverwaltung (HKVG) für einen Zeitraum von mindestens einem Jahr.

1.2 Einstellung

Sie möchten eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter einstellen:

1. Als Arbeitgeber/Kirchengemeinde stellen Sie zunächst eine Anfrage zu einer Stellenbesetzung an das Personalwesen im KVA BMN.

Hinweis: Folgende Informationen sind wichtig zur Bearbeitung von Personalvorgängen:

  • Stellenbesetzung lt. Stellenplan
  • Stellenbezeichnung
  • Grund für Einstellung
  • Eingruppierung
  • Beschäftigungsumfang
  • Befristung der Stelle

2. Aufnahme der Anfrage und Prüfung durch Personalabteilung

3. Erstellen der Ausschreibung

  • Ausschreibung in Zusammenarbeit mit Personalabteilung
    Kandidat bereits gefunden: weiter bei 5.1
  • Ausschreibung zur Information an die Mitarbeitervertretung
    Kandidat bereits gefunden: weiter bei 5.2

4. Veröffentlichung der Ausschreibung
4.1 Interne Stellenangebote werden durch die Personalabteilung veröffentlicht.
4.2 Externe Ausschreibungen in Zeitungen oder über andere Stellenbörsen erfolgen durch die Kirchengemeinde.

5. Bewerbungsverfahren

5.1 Mit der Veröffentlichung der Ausschreibung beginnt offiziell das Bewerbungsverfahren. Folgende Aspekte sind durch den Arbeitgeber/Kirchengemeinde im Bewerbungsverfahren zu beachten:

  • Nehmen Sie Kontakt mit der Agentur für Arbeit auf, ob von dort ein Bewerber (insbesondere schwerbehinderte Bewerber) benannt werden kann.
  • Warten Sie die Bewerbungsfrist ab.
  • Intensive Sichtung der Unterlagen
  • Beachtung von Bewerbungen von Menschen, die gemäß SGB IX (Sozialgesetzbuch: Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen) besonders zu berücksichtigen sind; Information der Mitarbeitervertretung gemäß § 81 Abs. 1 Satz 4 SGB IX unmittelbar nach Eingang der Bewerbung oder des Vermittlungsvorschlages der Arbeitsagentur.

5.2 Nach Kandidatenauswahl:

  • Einstellungsbeschluss des Gemeindekirchenrats/Kreiskirchenratsbeschluss ist zu fassen.
  • Beteiligung der Mitarbeitervertretung durch die KG/AG bzw. Personalabteilung
  • Umsetzung der Personalmaßnahme nach Beteiligung / Zustimmung der Mitarbeitervertretung
  • Einstellungszusage an Kandidaten erfolgt durch KG/AG
  • Alle Unterlagen an die Personalabteilung (Kandidat, Unterlagen aus Vorstellungsgespräch, Bewerbungsunterlagen)

6. Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag wird durch das Personalwesen erstellt, zur kirchenaufsichtlichen Genehmigung vorgelegt und an KG/AG zur Unterschrift geschickt.

1.3 Unterlagen für den Arbeitsvertrag

Welche Dokumente werden benötigt, wenn ein/e Mitarbeiter/in eingestellt werden soll?

Für die Einstellung eines neuen Mitarbeitenden werden benötigt:

  • Zur Erstellung des Arbeitsvertrages sind die Formulare Arbeitsvertrag oder Änderungsvertrag zu übersenden.
  • Personalblatt – bitte sorgfältig ausfüllen
  • Zeugnisse (Ausbildungsnachweise, Arbeitszeugnisse)
  • Angabe der Sozialversicherungsnummer auf dem Personalfragebogen SV
  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse bzw. Erklärung des/der Mitarbeiters/in, welcher Krankenkasse er/sie beitreten will.
  • Führungszeugnis
  • Erweitertes Führungszeugnis für Mitarbeitende in der Kinder- und Jugendarbeit (auch Praktikanten, Ehrenamtliche, Übungsleiter)
  • Ggf. Nachweis der Schwerbehinderten-Anerkennung

Die Einstellung kann erst erfolgen, wenn die Zustimmung der Mitarbeitervertretung vorliegt. Daher sind die Unterlagen möglichst frühzeitig an die Personalabteilung zu senden.

1.4 Probezeit

Was gilt es während der Probezeit eines neuen Mitarbeitenden zu beachten?

Die Probezeit beträgt bei unbefristet geschlossenen Arbeitsverträgen 6 Monate gemäß § 2 (4) TV-EKBO. Bei befristeten Arbeitsverträgen ohne sachlichen Grund beträgt die Probezeit 6 Wochen gemäß § 30 (4) Satz 1. Sie kann aufgrund gesetzlicher Regelungen nicht verlängert werden. Sofern ein Mitarbeitender die Probezeit nicht bestehen sollte, ist eine Kündigung innerhalb der Probezeit auszusprechen. Das ist möglich bis zum letzten Tag der Probezeit. Laut TV-EKBO wird diese mit einer Frist von 2 Wochen zum Monatsschluss wirksam, d.h. wenn die Kündigung erst am letzten Tag der Probezeit ausgesprochen wird, wird sie wirksam zum Ende des 7. Monats.

Die Mitarbeitervertretung hat nach § 46 MVG ein Mitberatungsrecht (2 Wochen). Dies ist beim Zeitablauf für den Ausspruch der Probezeitkündigung zu beachten.

Es empfiehlt sich, während der Probezeit nach vier Wochen, drei Monaten und 4,5 Monaten Gespräche mit der Mitarbeiterin/dem Mitarbeiter zu führen, die dazu dienen festzustellen, ob das Arbeitsverhältnis über die Probezeit hinaus fortgeführt werden soll.

1.5 Arbeits- und Gesundheitsschutz

Zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen zum Gesundheitsschutz und zur Arbeitssicherheit sind beauftragt:

  1. Arbeitsmedizinischer Dienst (BAD GmbH)
  2. vom Arbeitgeber zu bestimmende/r Sicherheitsbeauftragte/r

1.6 Krankheit/ Kur

Jeder Mitarbeitende hat seine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich beim Arbeitgeber anzuzeigen. Erkrankt ein Mitarbeitender während des Erholungsurlaubes, gilt weiterhin die Pflicht zur unverzüglichen Anzeige der Erkrankung. Ohne eine unverzügliche Anzeige besteht kein Anspruch auf Entgeltfortzahlung bzw. auf Nachgewähr von Urlaubstagen. Der Arbeitgeber legt fest, wo die Meldung zu erfolgen hat.

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als 3 Kalendertage, ist spätestens am 4. Kalendertag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Achtung: alle Kalendertage sind mitzuzählen, d.h. auch arbeitsfreie Tage.
Wird eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlängert, ist der Arbeitgeber spätestens am Tag des Ablaufs der vorigen Bescheinigung über die Verlängerung benachrichtigen.

Im Sinne einer kollegialen Zusammenarbeit ist es wichtig, wenn der Arbeitgeber möglichst frühzeitig über die Rückkehr nach einer (länger andauernden) Krankheit informiert wird.

Bei Erkrankung eines Kindes ist vom Arzt eine Bescheinigung für diejenigen Tage ausgestellen zu lassen, an denen die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter wegen der Erkrankung des Kindes ausfällt. (Kopie an Personalwesen).

Für Rehabilitationsmaßnahmen werden Krankenbezüge gezahlt (Einrechnung in die 6 Wochen Lohnfortzahlung).

Eine Mutter-Kind-Kur fällt nur dann unter diese Regelung, wenn sie ärztlich verordnet ist bzw. von einem Sozialleistungsträger bewilligt wurde und stationär in einer Einrichtung der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation durchgeführt wird.

Falls ein/e Mitarbeiter/in eine Rehabilitationsmaßnahme beantragt, ist der Arbeitgeber unverzüglich davon zu unterrichten. Die Bewilligung wird dem Arbeitgeber vorgelegt; dieser leitet sie an das KVA Personalwesen weiter.

1.7 Arbeitsunfall

Wie verhalte ich mich bei einem Arbeitsunfall?

Ist ein Mitarbeitender auf Grund eines Unfalles, der durch eine andere Person verursacht wurde (z.B. Kfz-Unfall), arbeitsunfähig, so ist diese Information vom Arbeitgeber unter Angabe des Unfallgegners, der zuständigen Versicherung, des Unfalltages, an die Personalabteilung weiterzureichen. Von dort werden die Schadenersatzansprüche für die Lohnfortzahlung bei der Versicherung geltend gemacht.

Was ist eine Unfallmeldung?

Alle Unfälle müssen in einem Verbandbuch (anzufordern bei der Berufsgenossenschaft) eingetragen werden.

Arbeitsunfälle oder Wegeunfälle, die eine Arbeitsunfähigkeit von mehr als 3 Kalendertagen oder den Tod eines Mitarbeitenden zur Folge haben, sind der Personalabteilung zu melden. Eine Unfallmeldung für die Berufsgenossenschaft ist auszufertigen.

1.8 Pausenregelung

Wie sind die Pausen für Mitarbeitende geregelt?

Die Pausen während der Arbeitszeit richten sich nach dem Arbeitszeitgesetz in der Fassung vom 24.12.2003.

Pause bei einer Arbeitszeit

  • von mehr als 6 bis zu 9 Stunden: 30 Minuten
  • von mehr als 9 Stunden: 45 Minuten

Die gesetzlichen Vorschriften sind Mindestvorschriften. In einzelnen Arbeitsbereichen kann es sinnvoll sein, längere Pausenzeiten zu vereinbaren. Die Pausen können in Zeitabschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Die Pausen dürfen weder an den Anfang noch an das Ende der Arbeitszeit gelegt werden.

Nach Beendigung der Arbeit ist den Mitarbeitenden eine ununterbrochene Ruhezeit von 11 Stunden zu gewähren.

Abschnitt 2: Arbeitszeit

2.1 Änderungen im laufenden Arbeitsverhältnis

Alle Änderungen, die für die Abrechnung der Bezüge und die Personalverwaltung wichtig sind, sind der Personalabteilung zu melden:

Beispiele:

  • Adresse
  • Bankverbindung
  • Familienstand, Kinder (Ausbildungsverhältnisse etc.)
  • Änderungen im laufenden Arbeitsverhältnis mit dem Formular Änderungsvertrag

Der Eingabeschluss zur Erfassung neuer Angaben oder von Änderungen liegt in der Regel am Ende des Monats vor dem laufenden Abrechnungsmonat. Mitteilungen, die danach eingehen, können erst für den Folgemonat berücksichtigt werden. Für neueingestellte Mitarbeitende wird im ersten Beschäftigungsmonat ggf. ein Abschlag angewiesen.

Abschnitt 3: Eingruppierung und sonstige Leistungen

3.1 Teilzeitbeschäftigungen mit geringen Beschäftigungsumfängen

Sie möchten ein sogenanntes „geringfügiges Beschäftigungsverhältnis“ begründen?

Mit den im Geltungsbereich des TV-EKBO beschäftigten Mitarbeitenden können monatliche Pauschalbezüge nicht vereinbart werden. Soll ein Mitarbeiter innerhalb der Geringfügigkeitsgrenzen beschäftigt werden, ist darauf abzustellen, dass unter Berücksichtigung der Gewährung der Jahressonderzahlung, das jährliche Entgelt den Betrag von 5.400 € brutto keinesfalls überschreitet.

Beschäftigungen in der Gleitzone

Für versicherungspflichtige Beschäftigungen mit einem regelmäßigen Arbeitsentgelt zwischen 450,01 und 850 € gilt:

Diese Beschäftigungsverhältnisse sind versicherungspflichtig in allen Zweigen der Sozialversicherung. Der Arbeitgeber hat den vollen Beitrag zu allen Zweigen der Sozialversicherung zu tragen. Für den Arbeitnehmer werden aber gestaffelt niedrigere Sozialversicherungsbeiträge erhoben.

3.2 Nebenberufliche Kirchenmusiker (Übungsleiterpauschale)

Sie möchten eine/n nebenberufliche/n Kirchenmusiker/in (Übungsleiter/in) bezahlen?

Definition Übungsleiter:

In § 3 Abs.1 Nr. 26 im Einkommenssteuergesetz (EStG) werden bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten aufgezählt, deren Vergütung steuerfrei und in der Folge auch sozialversicherungsfrei erfolgen kann (sog. Übungsleiterpauschale). Es handelt sich hierbei um Tätigkeiten als Übungsleiter oder Betreuer (Formular Übungsleiter 2015).

Hierunter fallen auch Organistendienste, die durch nebenberuflich tätige Kirchenmusiker/innen geleistet werden. Anlage Einzelvergütungssätze Kirchenmusiker.

Anmerkung: Hausmeisterliche - oder Reinigungsaufgaben fallen nicht unter „Übungsleitertätigkeiten“.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit

  • Was sind die Voraussetzungen für eine steuerfreie Tätigkeit?

Es muss sich um eine nebenberufliche Tätigkeit handeln, d.h. sie darf nicht Teil einer Hauptbeschäftigung sein und höchstens 1/3 der regelmäßigen Wochenarbeitszeit in Anspruch nehmen. Der Auftraggeber muss eine unter den § 5 Abs. 1 Nr.9 KStG fallende gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Einrichtung sein.

Steuerfreibetrag

  • Wie hoch ist der Steuerfreibetrag pro Jahr?

Einkünfte aus den aufgeführten Tätigkeiten sind bis zu einer Höhe von 2.400,00 € jährlich steuerfrei. Eine zeitanteilige Aufteilung auf 200,00 € monatlich ist nicht notwendig aber möglich. Der Steuerfreibetrag kann für alle begünstigten Tätigkeiten nur einmal im Kalenderjahr berücksichtigt werden. Daher muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber schriftlich bestätigen, dass die Steuerbefreiung nicht bereits in einem anderen Dienst- oder Arbeitsverhältnis berücksichtigt worden ist oder berücksichtigt wird. Diese Erklärung ist zum Lohnkonto zu nehmen. Der 2.400,00 € übersteigende Betrag ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Der Freibetrag kann auch in einem Teil des Jahres ausgeschöpft werden.

  • Welche Unterlagen sind zur Abrechnung einzureichen?

Folgende Unterlagen müssen an die Personalabteilung gesandt werden: - Erklärung über den Erhalt steuer- und beitragsfreier Bezüge nebenberufliche Kirchenmusiker/innen (Formular Erklärung KIMUS 2015)</wrap> - Abrechnung für nebenberufliche Kirchenmusiker/innen (Formular Abrechnung KIMUS 2015) </wrap>

3.3 Ausländische Beschäftigte

Sie möchten ausländische Mitarbeitende einstellen?

Ohne gültige Arbeits- bzw. Aufenthaltserlaubnis dürfen Ausländer nicht beschäftigt werden. Für Studierende gelten Sonderregelungen. Bürger aus EU-Staaten haben freien Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt. Sie brauchen keine Arbeitserlaubnis. Sie müssen sich jedoch spätestens nach 3 Monaten eine ständige Aufenthaltserlaubnis (in der Regel 5 Jahre) besorgen. Der Mitarbeitende ist verpflichtet, selbst auf die Gültigkeitsdauer zu achten.

Die Richtlinien für die Gewährung der Aufenthaltserlaubnis unterscheiden sich von denen der Arbeitserlaubnis, d.h., die verschiedenen Behörden können von unterschiedlich langen Fristen ausgehen. Die Arbeitserlaubnis wird hinfällig, wenn die Aufenthaltserlaubnis oder die Aufenthaltsberechtigung oder die Aufenthaltsbefugnis erlischt, d.h., der Arbeitgeber muss auch diese Termine überwachen.

3.4 Bundesfreiwilligendienst

Der http://www.bundesfreiwilligendienst.de/Bundesfreiwilligendienst (BFD) richtet sich ab dem 01.07.2011 an alle Bürgerinnen und Bürger, die ihre Schulpflicht erfüllt haben und die sich für einen Zeitraum zwischen 6 und 24 Monaten in sozialen, kulturellen, ökologischen oder anderen gemeinwohlorientierten Tätigkeitsfeldern engagieren möchten. Ein mehrmaliges Ableisten des BFD ist dabei möglich. Der BFD wird grundsätzlich in Vollzeit durchgeführt. Jedoch gilt für Freiwillige, die älter als 27 Jahre sind, dass sie den BFD auch in Teilzeit mit mindestens 20 Stunden wöchentlich ableisten können.

Grundlage des BFD ist eine Vereinbarung zwischen der Bundesrepublik Deutschland und der/dem Freiwilligen, welche gemeinsam von Einsatzstelle und Freiwilligem ausgefüllt und über das Diakonische Werk an das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) gesandt wird.

3.5 Studierende

Welche Regelungen gelten für die Beschäftigung von Studierenden?

Studierende können neben ihrem Studium bis zu 20 Wochenstunden beschäftigt werden. Diese Grenze darf an maximal 26 Wochen im Jahr überschritten werden, z.B. durch Beschäftigung in den Semesterferien oder eine Tätigkeit in der Nacht, durch die das Studium nicht beeinträchtigt wird. Seit dem 01.10.1996 sind Studierende bei Ausübung einer Beschäftigung rentenversicherungspflichtig.

Zum Nachweis gegenüber der Sozialversicherung ist für jedes Semester eine Immatrikulationsbescheinigung vorzulegen. Es ist darauf zu achten, dass eine „große“ Bescheinigung vorgelegt wird, da auf dieser auch Urlaubssemester vermerkt sind. Erfolgt die Vorlage nicht rechtzeitig werden die Sozialversicherungsbeiträge abgeführt.

3.6 Schwerbehinderte

Sie möchten Schwerbehinderte einstellen? Was ist bei der Einstellung von Schwerbehinderten zu beachten?

Die Anerkennung als Schwerbehinderte/r durch das Integrationsamt ist der Personalabteilung einzureichen. Bei einem anerkannten Grad der Behinderung von mindestens 50% hat die/der Schwerbehinderte Anspruch auf 5 Tage Zusatzurlaub pro Jahr.
Bei Eintritt / Wegfall der Schwerbehinderteneigenschaft (bzw. Beginn/Ende des Arbeitsverhältnisses) im laufenden Kalenderjahr wird der Anspruch auf den Zusatzurlaub für jeden vollen Kalendermonat gezwölftelt.

Für die Übertragung des Zusatzurlaubes gelten die gleichen Regeln wie für die Übertragung des tariflichen Erholungsurlaubes. Dies gilt auch bei rückwirkender Anerkennung der Schwerbehinderteneigenschaft, d.h. der Zusatzurlaub muss grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden.

Soll ein/e schwerbehinderte/r Mitarbeiter/in gekündigt werden, so ist vorher die Zustimmung des Integrationsamtes einzuholen. § 88 Abs. 5 SGB IX sieht vor, dass das Amt innerhalb eines Monats vom Tage des Eingangs des Antrags auf Zustimmung darüber zu entscheiden hat.

Abschnitt 4: Urlaub und Arbeitsbefreiung

4.1 Urlaub und Arbeitsbefreiung

Anspruch und Dauer des Urlaubs regelt sich nach TV-EKBO.

Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr. Es ist darauf zu achten, dass der Anspruch auf Erholungsurlaub möglichst im laufenden Urlaubsjahr realisiert wird.

Kann der Erholungsurlaub bis zum Ende des Kalenderjahres nicht angetreten werden, ist er bis zum 31. März des folgenden Jahres anzutreten. Kann der Erholungsurlaub wegen Arbeitsunfähigkeit oder aus betrieblichen/dienstlichen Gründen nicht bis zum 31. März angetreten werden, ist er bis zum 31. Mai anzutreten.

4.2 Bildungsurlaub

Sie wollen Bildungsurlaub beantragen?

Die Bildungsurlaubsgesetze sind in den Bundesländern verschieden geregelt.

Berlin

Der Bildungsurlaub beträgt zehn Arbeitstage innerhalb eines Zeitraumes von zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren. Für Mitarbeiter unter 25 Jahren beträgt der Bildungsurlaub 10 Tage pro Kalenderjahr. Die Bildungsmaßnahme muss von der zuständigen Senatsverwaltung anerkannt sein und der politischen Bildung oder beruflichen Weiterbildung dienen (Erhalt/Verbesserung/Erweiterung der beruflichen Qualifikation für den jeweiligen Arbeitsplatz).

Brandenburg

Der Bildungsurlaub beträgt zehn Arbeitstage innerhalb eines Zeitraumes von zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren. Bei der Maßnahme muss es sich um eine anerkannte Bildungsveranstaltung zum Zwecke beruflicher, kultureller oder politischer Weiterbildung handeln.

4.3 Arbeitsbefreiung

Die Freistellung vom Dienst unter Fortzahlung des Entgelts regelt § 29 Arbeitsbefreiung TV-EKBO.

4.4 Schwangerschaft / Beschäftigungsverbot

Was ist zu beachten, wenn eine Mitarbeiterin angezeigt hat, dass sie schwanger ist?

Sofern eine Mitarbeiterin eine Schwangerschaft anzeigt, ist die Abteilung Personalwesen unverzüglich zu informieren, damit die Berechnung der Mutterschutzfristen vorgenommen werden kann.

Sofern während der Schwangerschaft ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen wird, ist dies gleichfalls umgehend mitzuteilen.

4.5 Elternzeit

Wird derzeit auf Grundlage der neuen gesetzlichen Regelungen ab 2015 überarbeitet.

Abschnitt 5: Befristung und Beendigung des Arbeitsverhältnisses

5.1 Befristungsgründe

Was ist ein Befristungsgrund? In welchen Fällen ist ein Arbeitsvertrag zu befristen?

Liegt ein Sachgrund für die Befristung vor (z.B. Elternzeit, Krankheitsvertretung) richtet sich die Dauer des Arbeitsverhältnisses nach dem Sachgrund.

Wichtig: Ein befristeter Vertrag muss spätestens am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses unterschrieben worden sein.

Befristete Arbeitsverträge

Dafür sind alle Formalitäten für eine Einstellung erforderlich:

  • Personalbogen
  • Anlage zum Personalbogen
  • Angabe der Sozialversicherungsnummer etc.

Für befristete Verträge muss ein eindeutiger Befristungsgrund vorliegen (Bitte auf dem Formular Arbeitsvertrag oder Änderungsvertrag vermerken). Beispiele hierfür sind: längere Erkrankung, Mutterschutz, Elternzeit, Sonderurlaub.

Sachgrundlose Befristung Was ist eine sachgrundlose Befristung?

Gem. § 14, Abs. 2 Teilzeit-und Befristungsgesetz können auch befristete Verträge ohne sachlichen Grund für längstens 2 Jahre abgeschlossen werden. Innerhalb dieses Zeitraumes darf das Arbeitsverhältnis 3 x verlängert werden. Verträge auf dieser Grundlage können nur mit Mitarbeitenden geschlossen werden, die vorher noch nicht bei dem AG beschäftigt waren, d.h., es darf kein befristetes Arbeitsverhältnis „ohne sachlichen Grund“ an ein Arbeitsverhältnis „mit sachlichem Grund“ (s. o.) anschließen. Die umgekehrte Reihenfolge ist aber möglich.

5.2 Ermahnung

Sie möchten eine Ermahnung aussprechen?

Bei Verstößen gegen arbeitsvertragliche Verpflichtungen ist der Schweregrad der Verfehlung einzuschätzen. In der Regel wird in einem Kritikgespräch auf das Fehlverhalten hingewiesen und deutlich gemacht werden, welche Erwartungen zu erfüllen sind. Darüber hinaus kann eine schriftliche Ermahnung ausgesprochen und dazu aufgefordert werden, das Fehlverhalten zu unterlassen und den arbeitsvertraglichen Pflichten ordnungsgemäß nachzukommen.

5.3 Abmahnung

Sie möchten eine Abmahnung aussprechen?

Im Wiederholungsfall oder bei gravierenden Verletzungen arbeitsvertraglicher Pflichten ist eine Abmahnung auszusprechen. Für Beratungen steht Ihnen die Personalabteilung gern zur Verfügung.
Eine Abmahnung ist die Beanstandung des Arbeits-, Leistungs- oder Ordnungsverhaltens. Durch eine Abmahnung wird dem Mitarbeitenden die Möglichkeit gegeben das beanstandete Verhalten zu ändern und damit den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses zu sichern. Eine Abmahnung hat Hinweis-, Besserungs- und zugleich Warnfunktion. Sollte wiederholt gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstoßen werden, ist mit einer Kündigung zu rechnen.

Eine Abmahnung muss den beanstandeten Vorfall bzw. das Fehlverhalten sehr präzise wiedergeben.

Der Sachverhalt muss objektiv und substantiiert dargestellt sein (keine Vermutungen). Daher ist es notwendig, alle Angaben so genau wie möglich darzustellen (Tag, Uhrzeit, Ort, Art des Fehlverhaltens und gegen welche Vorschriften verstoßen wurde).

Der Mitarbeitende ist vor Ausspruch der Abmahnung zu den Vorwürfen zu hören.
Durch Zeitablauf (i. d. R. 2 Jahre) verliert eine Abmahnung ihre Rechtswirkung, sofern keine weiteren Regelverstöße verübt werden. Es gibt aber keine allgemein gültige Regel.

5.4 Kündigung

Sie möchten ein bestehendes Arbeitsverhältnis kündigen?

Kündigungen können nur durch den Arbeitgeber ausgesprochen werden. Soll eine Beschäftigung nicht über die Probezeit hinaus fortgesetzt werden, ist die Kündigung spätestens am letzten Tag der Probezeit auszusprechen.

Nach Ablauf der Probezeit kann der Arbeitgeber nur bei Vorliegen folgender Gründe kündigen:

  • personenbedingt
  • verhaltensbedingt
  • betriebsbedingt

Bei fristgemäßer Kündigung gelten die Fristen nach §§ 30 und 34 TV-EKBO. Die Mitarbeitervertretung ist gemäß §§ 41, 42 MVG.EKD zu beteiligen. Bei Schwerbehinderten muss die Zustimmung der Hauptfürsorgestelle vorliegen.

Außerordentliche Kündigungen können nur innerhalb einer Frist von 14 Tagen, nachdem der kündigungsrelevante Sachverhalt dem Arbeitgeber bekannt wurde, ausgesprochen werden. Die Mitarbeitervertretung ist gemäß § 46 MVG.EKD zu beteiligen. Die Fristen des Tarifvertrages gelten auch bei einer Kündigung durch den Mitarbeitenden. Im gegenseitigen Einvernehmen kann ein Arbeitsverhältnis jederzeit zu einem bestimmten Termin beendet werden (Auflösungsvertrag).

5.5 Arbeitszeugnis

Sie möchten ein Zeugnis ausstellen?

Gemäß § 35 Zeugnis TV-EKBO haben Mitarbeitende Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis:

Qualifiziertes Zeugnis

Das qualifizierte Zeugnis enthält neben den Angaben zur Dauer und Art der Beschäftigung eine detaillierte Aufgabenbeschreibung und die Beurteilung der Leistungen und des Verhaltens.

5.6 Austritt

Das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeitenden endet?

Die Meldung des Austritts ist schnellstmöglich an die Abteilung Personalwesen zu übermitteln, damit zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses alle für die letztmalige Abrechnung relevanten Daten erfasst werden können.

personalwesen.txt · Zuletzt geändert: 2018/06/25 14:05 von Jürgen Galle