Wissensdatenbank

Diese Seite ist der Versuch, häufige Fragen (und deren Antworten) zu KirA 2.0 zu sammeln. In diesem Artikel geht es vor allem um administrative Fragen zum Programm und zu den Zugriffsrechten hierauf. Wenn Sie Fragen zum Verfahren und Ablauf vom Meldewesen ab 2018 vor dem Hintergrund des elektronisch gestützten Kirchenbuchs haben, empfehle ich einen Blick in die Kirchenbuch FAQ. Möchten Sie einen Blick in die Liste der bekannten Fehler und Probleme von KirA werden, kann Ihnen der Artikel KirA Fehler helfen.

Bitte beachten Sie, dass diese Seite gerade erst aufgebaut wird, demzufolge noch keinen Anspruch auf Vollständigkeit besitzt.

Haben Sie weitere Fragen, so nehmen Sie bitte mit dem Team des Mitgliedschaftsmanagements Kontakt auf, wir klären diese gern und ergänzen bei Bedarf diese Seite

KirA steht für Kirchlicher Arbeitsplatz. KirA ist die Datenbank, über die die Kirchengemeinden Einblick in ihre Mitglieder bekommen können, Amtshandlungen und mitgliedschaftsbezogene Entscheidungen eintragen können sowie beispielsweise Geburtstagslisten erstellen lassen können.

Einen Zugang zu KirA können Mitarbeitende im Pfarramt bekommen, diese haben qua Amt ein Recht auf Zugriff auf die Meldewesendaten, es ist also kein GKR-Beschluss nötig.

Weitere haupt- oder ehrenamtliche Mitarbeitende können einen KirA-Zugang bekommen, wenn der GKR einen entsprechenden Beschluss fasst. Weiterhin ist die Verpflichtung auf Einhaltung des Datenschutzes nötig. Der tatsächliche Zugang wird bei dem für das Meldewesen zuständigen Verwaltungsamt beantragt.

Übliche Berechtigungen in KirA sind:

• Vollzugriff auf das Meldewesen und Kirchenbuch (Rolle KG_1)
  Voraussetzung hierfür ist entweder ein aussagekräftiger GKR-Beschluss oder Urkunden mit der Übertragung der Verantwortung fürs Meldewesen und/oder Kirchenbuch.
• Vollzugriff auf das Meldewesen, Lesezugriff auf das Kirchenbuch (Rolle KG_3)
  Voraussetzung hierfür ist entweder ein aussagekräftiger GKR-Beschluss oder Urkunden mit der Übertragung der Verantwortung fürs Meldewesen.
• Vollzugriff auf das Meldewesen, Schreibrechte im Kirchenbuch bis zur Warteschlange - aber eben keine abschließende Verbuchung (Rolle KG_2)
  Voraussetzung hierfür ist ein aussagekräftiger GKR-Beschluss und ggf. die Urkunden mit der Übertragung der Verantwortung fürs Meldewesen.

In allen vorgenannten Rollen ist zudem die EKD-Statistik, das Gemeindekirchgeld sowie (demnächst) die Kirchenverwaltung unter Organisation mit Schreibrechten enthalten.

Die Datenbank KirA unterscheidet zwischen den Modulen Meldewesen und Kirchenbuch. Im Modul Meldewesen sind die aktuellen Gemeindegliederdaten enthalten, im Modul Kirchenbuch sind alle Amtshandlungen und kirchenmitgliedschaftsbezogenen Entscheidungen enthalten – unabhängig davon, ob die betroffenen Personen noch Gemeindeglieder sind oder nicht. Aus dieser Blickrichtung und vor dem Hintergrund, dass bis 2017 das Kirchenbuch auf Papier geführt wurde, kommt der Gedanke, die Zugriffsrechte separat zuteilen zu können. In den allermeisten Fällen dürfte es sinnvoll sein, dass die Person, die das Meldewesen bearbeitet, auch das Kirchenbuch bearbeitet – schließlich wird beides über KirA verwaltet.

Die Kirchenbuch- und Meldewesenordnungen sehen vor, dass die Verantwortung fürs Kirchenbuch und Meldewesen im Pfarramt liegen. Eine Übertragung der Verantwortung z.B. an KüsterInnen ist möglich. Weiterhin ist möglich, dass die Verantwortung im Pfarramt bleibt, die Sachbearbeitung jedoch in die Hände von z.B. KüsterInnen gelegt wird. Wichtig ist, dass nur eine einzige Person die Verantwortung jeweils fürs Meldewesen und Kirchenbuch inne haben kann. Das Teilen der Verantwortung auf mehrere Personen für den gleichen Bereich ist nicht möglich, ebenso sehen die Rechtsverordnung keine Stellvertretungen vor.

Es ist jedoch möglich, vollen Schreibzugriff aufs Kirchenbuch und/oder Meldewesen zu erhalten, ohne hierfür die Verantwortung zu tragen. In dem Fall muss man mit der Sachbearbeitung fürs Kirchenbuch bzw. Meldewesen vom GKR betraut werden. Auf diesem Wege können mehrere Personen das Kirchenbuch bearbeiten - auch wenn nur eine Person die Verantwortung trägt.

Im Falle der Übertragung der Verantwortung muss hierüber eine Urkunde ausgefertigt werden (ggf. sowohl fürs Meldewesen, wie auch fürs Kirchenbuch). Wenn die Verantwortung hingegen im Pfarramt verbleibt, reicht eine formlose schriftliche Nachricht ans zuständige KVA.

Ja! Je nach gewünschten Berechtigungen empfehlen wir folgende Beschlussvorlagen:

Diese Beschlussvorlagen gelten, wenn haupt- oder ehrenamtliche Mitarbeitende ohne Pfarramt einen KirA-Zugang bekommen sollen bzw. bei einem bestehenden Zugang die Zugriffsrechte erweitert werden sollen. Pfarrerinnen und Pfarrer bekommen qua Amt einen KirA-Zugang, sofern sie dies möchten und in der entsprechenden Gemeinde das Pfarramt inne haben.

Wenn keine Übertragung der Verantwortung vorgenommen wird, reicht ein einfacher GKR-Beschluss aus. Die Erstellung einer Urkunde ist dann nicht vorgesehen.

• Eine Person soll die Meldewesen-Daten bearbeiten können und im Kirchenbuch nur lesen können. Die Veranwortung wird nicht auf diese Person übertragen (Rolle KG_3):
  „Der Gemeindekirchenrat stimmt zu, dass Karen Küsterin einen Zugang zur Mitgliederdatenbank KirA bekommt. Frau Küsterin darf die Meldewesen-Daten bearbeiten. Die Kirchenbuch-Daten darf sie einsehen, nicht jedoch bearbeiten. Dies beinhaltet nicht die Übertragung der Verantwortung für das Meldewesen oder Kirchenbuch auf Frau Küsterin.“
• Eine Person soll die Meldewesen-Daten bearbeiten können und im Kirchenbuch Eintragungen vornehmen können. Die Verantwortung wird nicht auf diese Person übertragen (Rolle KG_1):
  „Der Gemeindekirchenrat stimmt zu, dass Klaus Küster einen Zugang zur Mitgliederdatenbank KirA bekommt. Herr Küster darf die Meldewesen-Daten bearbeiten und im Kirchenbuch Eintragungen vornehmen und abschließend verbuchen. Dies beinhaltet nicht die Übertragung der Verantwortung für das Meldewesen oder Kirchenbuch auf Herrn Küster.“
• Eine Person soll die Meldewesen-Daten bearbeiten können und im Kirchenbuch Eintragungen bis zur Warteschlange vornehmen können. Die Verantwortung wird nicht auf diese Person übertragen (Rolle KG_2):
  „Der Gemeindekirchenrat stimmt zu, dass Karen Küsterin einen Zugang zur Mitgliederdatenbank KirA bekommt. Frau Küsterin darf die Meldewesen-Daten bearbeiten und im Kirchenbuch Eintragungen bis zur Warteschlange vornehmen, nicht jedoch abschließend verbuchen. Dies beinhaltet nicht die Übertragung der Verantwortung für das Meldewesen oder Kirchenbuch auf Frau Küsterin.“

Im Falle der Übertragung der Verantwortung für das Kirchenbuch und/oder Meldewesen ist hierüber eine Urkunde auszufertigen und eine Abschrift an das KVA zu senden.

• Eine Person soll die Verantwortung sowohl für das Meldewesen, wie auch für das Kirchenbuch übertragen bekommen. (Rolle KG_1):
  „Der Gemeindekirchenrat stimmt zu, dass Klaus Küster einen Zugang zur Mitgliederdatenbank KirA bekommt. Herrn Küster wird die Verantwortung für das Meldewesen und Kirchenbuch übertragen.“
• Eine Person soll die Verantwortung fürs Meldewesen tragen, im Kirchenbuch nur lesen können. (Rolle KG_3):
  „Der Gemeindekirchenrat stimmt zu, dass Karen Küsterin einen Zugang zur Mitgliederdatenbank KirA bekommt. Frau Küsterin bekommt die Verantwortung für das Meldewesen übertragen. Die Kirchenbuch-Daten darf sie einsehen, nicht jedoch bearbeiten. Dies beinhaltet nicht die Übertragung der Verantwortung für das Kirchenbuch auf Frau Küsterin.“
• Eine Person soll die Verantwortung fürs Meldewesen tragen, im Kirchenbuch ohne Übertragung der Verantwortung Eintragungen vornehmen und verbuchen können. (Rolle KG_1):
  „Der Gemeindekirchenrat stimmt zu, dass Klaus Küster einen Zugang zur Mitgliederdatenbank KirA bekommt. Herrn Küster wird die Verantwortung für das Meldewesen übertragen. Herr Küster darf im Kirchenbuch Eintragungen vornehmen und abschließend verbuchen. Dies beinhaltet nicht die Übertragung der Verantwortung für das Kirchenbuch auf Herrn Küster.“
• Eine Person soll die Verantwortung fürs Meldewesen tragen, im Kirchenbuch ohne Übertragung der Verantwortung Eintragungen bis zur Warteschlange vornehmen können, nicht jedoch abschließend verbuchen können. (Rolle KG_2):
  „Der Gemeindekirchenrat stimmt zu, dass Karen Küsterin einen Zugang zur Mitgliederdatenbank KirA bekommt. Frau Küsterin wird die Verantwortung für das Meldewesen übertragen. Frau Küsterin darf im Kirchenbuch Eintragungen bis zur Warteschlange vornehmen, nicht jedoch abschließend verbuchen. Dies beinhaltet nicht die Übertragung der Verantwortung für das Kirchenbuch auf Frau Küsterin.“
• Eine Person soll die Verantwortung nur fürs Kirchenbuch tragen, im Meldewesen ohne Verantwortung Eintragungen vornehmen können. (Rolle KG_1):
  „Der Gemeindekirchenrat stimmt zu, dass Klaus Küster einen Zugang zur Mitgliederdatenbank KirA bekommt und dort die Meldewesen-Daten bearbeiten kann. Dies beinhaltet nicht die Übertragung der Verantwortung für das Meldewesen auf Herrn Küster. Herrn Küster wird die Verantwortung für das Kirchenbuch übertragen.“

Der KirA-Zugang wird über den landeskirchlichen Haushalt finanziert, eine Rechnung pro Nutzer und Kirchengemeinde wird nicht erstellt. Da jedoch für KirA, den VPN-Zugang sowie die Hotline Kosten von ca. 30 Euro pro Nutzer und Monat entstehen, sollte tatsächlich auch nur für regelmäßige Nutzer ein Zugang beantragt werden.

Für die Nutzung von KirA wird ein Internetzugang sowie ein gängiger Browser (Firefox, Internet Explorer, Chrome, nicht jedoch Edge) benötigt. Darüber hinaus ist eine Bildschirmauflösung von zumindest 1440 Pixeln in der Breite ratsam, damit man nicht so viel scrollen muss.
Empfehlenswert ist zudem der Adobe Acrobat Reader, um Auswertungen als PDF anzeigen zu lassen sowie Word und Excel für die integrierte Serienbrieffunktion sowie für Auswertungen, die in Excel weiter aufbereitet werden sollen.
Die ECKD installiert über eine Fernwartung bei Ihnen zudem ein Programm, das eine gesicherte Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Server der ECKD herstellt (Cisco VPN-Client).

Der KirA-Zugang wird bei der Abteilung Mitgliedschaftsmanagement des KVA BMN beantragt. Bitte wenden Sie sich an Frau Gauglitz bzw. die Ansprechpartnerin für Ihren Kirchenkreis. Die Kontaktdaten finden Sie hier.

Für die Beantragung erhalten Sie ein Formular, dass Sie selbst unten links unterzeichnen. Unten rechts bestätigt das KVA BMN Ihre Anmeldung, nicht etwa Ihr Pfarrer. Nach Eingang Ihrer Unterlagen richtet die ECKD den Zugang ein, das KVA BMN teilt Ihnen dann Ihre Benutzerrolle in Verbindung mit der KOE Ihrer Kirchengemeinde zu und informiert Sie darüber. Im Anschluss nehmen Sie mit der Hotline der ECKD Kontakt auf, um den VPN-Client für die gesicherte Verbindung zu installieren.

Die Erstellung einer Urkunde für die Übertragung der Verantwortung fürs Meldewesen und/oder Kirchenbuch ist nur nötig, wenn die Verantwortung nicht im Pfarramt verbleibt, sondern an eine haupt- oder ehrenamtlich tätige Person übertragen wird.

Die Vorlagen können Sie durch Klicken auf Meldewesen und Kirchenbuch herunterladen.