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Baubetreuung

1. Einleitung

Das vorliegende Kapitel des Handbuches soll Sie mit Informationen rund um das Thema Baubetreuung versorgen. Als Kirchengemeinde, Gemeindekirchenrat oder Mitarbeiter/in in der Kirchengemeinde, dienen die hier zusammengestellten Informationen als Unterstützung bei der Bearbeitung von Vorgängen aus diesem Bereich.

Dieser Leitfaden unterstützt Sie mit Übersichten zu Zuständigkeiten und Verweisen zu notwendigen Dokumenten, Mustervorlagen und praktischen Hinweisen, um einen möglichst effizienten Ablauf sicher zu stellen.

Im Kirchlichen Verwaltungsamt sind die Mitarbeiter/innen der Baubetreuung Ihre Ansprechpartner für alle Fragen rund um das Thema Bauen. Je nach Art und Umfang werden die Vorgänge im Bearbeitungsprozess von dort aus eigenständig oder gemeinsam mit Ihnen und/oder anderen Abteilungen des Verwaltungsamtes abgestimmt.

Die Checklisten dieses Handbuches sind in der Abteilung Baubetreuung vor dem Hintergrund langjähriger Erfahrungen im täglichen Umgang mit Fragen entwickelt worden. Die Verwendung der Checklisten und Informationen dient dazu Informationen zu Immobilien-Angelegenheiten zu geben, als auch die Bearbeitungszeit effizienter machen und zeitaufwendige Korrekturschleifen für beide Seiten zu reduzieren. Im Falle von gesetzlichen oder prozessualen Änderungen, werden die Checklisten angepasst und in einer neuen Version verfügbar gemacht.

Benutzungshinweise:

Die Checklisten sind so konzipiert, dass ein thematischer Vorgang jeweils auf einer Seite wiederzufinden ist. Einzelne Prozessschritte sind unterteilt und geben Ihnen die Möglichkeit für Anmerkungen. Als Gedankenstütze können die thematischen Listen separat ausgedruckt werden.

Zu einigen thematischen Checklisten finden Sie in den jeweiligen Anlagen Mustervorlagen, die Sie als Grundlage für Ihre Kommunikation nutzen sollten.

Im unteren Abschnitt finden Sie unter „weiterführende Informationen“ auf den Checklisten externe Links zu den einschlägigen Rechtsquellen.

Aus Gründen der Übersichtlichkeit und zur Platzeinsparung wird für die Evangelische Kirche Berlin-Brandenburg schlesische Oberlausitz die Abkürzung EKBO verwendet.

1.1 Leistungskatalog Baubetreuung

Die nachstehend benannten Dienstleistungen der Baubetreuung stellen das vom KVA Berlin Mitte-Nord abgedeckte Aufgabenspektrum dar. Es umfasst sowohl Einzelheiten der Regelleistungen gemäß § 8 Absatz 1 des „Kirchengesetzes über die Rechtsstellung und Aufgaben der Kirchlichen Verwaltungsämter“ als auch darüber hinausgehende, zusätzliche Leistungen.
Ein Teil der Leistungen wird über pauschale Zuweisungen der Landeskirche und der Kirchenkreise finanziert, ein anderer Teil über Kostenbeiträge der Leistungsempfänger. Die jeweils gültigen Kostenbeiträge entnehmen Sie bitte der aktuellen Kostenbeitragssatzung: kostenbeitragssatzung_2014.pdf.

3. Baubetreuung
3.1 Beratung bei allen Baumaßnahmen
3.2 Vertretung der Eigentümer gegenüber dem Konsistorium, den Planungsbehörden, Fördermittelgebern, Architekten und Fachplanern
3.3 Beratung und Hilfestellung bei der Beantragung von Zuschüssen und Zuwendungen
3.4 Beratung bei der Auswahl von Architekten, Fachingenieuren und Sonderfachleuten
3.5 Prüfung von Honorarabrechnungen, sofern diese nicht vom Konsistorium geprüft werden
3.6 Steuerung und Durchführung regelmäßiger Begehungen aller Gebäude des Zweckvermögens (3-jahres Rhythmus)
3.7 Mitwirkung bei der Gebäudebedarfsplanung der Kirchenkreise
3.8 Mitwirkung beim Betrieb des Planarchivs
3.9 Beratung bei der Planung von Energie- und CO₂- Einsparungsmaßnahmen
3.10 Beratung bei der Umnutzung von Gebäuden des Finanz- und Zweckvermögens
3.11 Mitarbeit in den Bauausschüssen der Mitglieder des Kirchenkreisverbande und Immobilienausschüsse der Kirchenkreise
Leistungskatalog der Baubetreuung
gemäß Kirchenkreisverwaltungsgesetz erfüllt die Kirchenkreisverwaltung folgende Pflichtaufgaben:

Grundsatzangelegenheiten

  • Allgemeine Sachbearbeitung (Zustandserfassung, Aktenpflege, Übersichten)
  • Fachliche Beratung vor Ort
  • Begehungen, Gebäudenutzungskonzepte
  • Bearbeiten / Prüfen von Architektenleistungen – Vorschlag / Auswahl von ext. Planern, Mithilfe bei der Formulierung der Aufgabenstellung, Beteiligung der Denkmalpflege
  • Mithilfe bei der Vorbereitung und der Prüfung von Anträgen an den Kirchenkreis bzw. an das Konsistorium (Finanzierungsanträge, Kirchenaufsichtliche Genehmigung)
  • Fachliche Stellungnahmen zu Anträgen
  • Vorbereitung zu den Bauvorhaben

Haushaltsthemen

  • Unterstützung bei der Aufstellung von Finanzierungskonzepten
  • Überwachung / Empfehlung bei KK-Zuschüssen (Vorbereitung / Überwachung von Sonderhaushalten und Baufonds)
  • Prüfung der Rechnungen zu Baumaßnahmen sofern sie nicht von den beauftragten Architekten geprüft werden

Sonderleistungen

  • Wahrnehmung der BH Aufgaben, Koordinieren von Planern, Abstimmung der techn. Ausführungen, Kontrolle von Kosten und Ausführungen, AP für Gemeinde

Energetische Einschätzungen (Sofern nicht Experten herangezogen werden müssen)

  • Fundraising Beratung zur Einwerbung von Drittmitteln, Überwachen der Drittmittelverwendung, Mittelabruf, Abrechnung der Drittmittel, Verwendungsnachweise, Kontaktpflege zu Drittmittelgebern

1.2 Ansprechpartner

Postanschrift:

Kirchliches Verwaltungsamt
Berlin Mitte-Nord
Baubetreuung
Klosterstraße 66
10179 Berlin-Mitte
baubetreuung@kva-bmn.de

Fax. (zentral): 030/ 25 81 85 XXXX

Name Zuständigkeit Tel. + Durchwahl (Fax)
+49 (30) 25 81 85-
E-Mail
Peter Süßenberger
Dipl.-Ing., Architekt
- Abteilungsleitung -
Kirchenkreisverband Berlin Mitte-Nord und Kirchenkreis Berlin Stadtmitte -431 Tel.
-44431 Fax
p.suessenberger@kva-bmn.de
Doris Schollmeyer
Dipl.-Ing., M. Sc., Architektin
Kirchenkreis Berlin Stadtmitte -432 Tel.
-44432 Fax
d.schollmeyer@kva-bmn.de
Martin Strauß
Dipl.-Ing., Architekt
Kirchenkreis Berlin Nord-Ost -433 Tel.
-44433 Fax
m.strauss@kva-bmn.de

2. Ablauf einer Baumaßnahme

Ablauf einer Baumaßnahme (standardisiert)
2.1 Feststellung des Baubedarfs
Ziel: - Klärung von Umfang und Ablauf der Baumaßnahme
2.2 Finanzierungsplan und Kostenplanung
Ziel:
- Kosten- und Finanzierungsplan
- Genaue Beschreibung der Maßnahme
- GKR-Beschluss zur geplanten Baumaßnahme und zur beabsichtigten Beauftragung eines Architekten
- kirchenaufsichtliche Genehmigung des Architektenvertrages durch die Landeskirche.
2.3 Finanzierungsanträge
Ziel:
- stehende Finanzierung (Baumaßnahme ist ausfinanziert);
siehe auch Anlage III: a_03_finanzierungsplan.pdf
2.4 Kirchenaufsichtliche Genehmigung
Ziel:
- Erlangung einer kirchenaufsichtlichen Genehmigung für die Beauftragung der Architektenleistung und für die Durchführung der Baumaßnahme.
2.5 Durchführung der Baumaßnahme
Ziel:
- Durchführung der Baumaßnahme
- Abnahme der Baumaßnahme
2.6 Beendigung der Baumaßnahme
Ziel:
- Fertigstellungsanzeige durch GKR oder den Architekten
- Abrechnung und Dokumentation der Baumaßnahme

2.1 Feststellung des Baubedarfs (Umfang und Ablauf)

Prozesse
Thema Informationen / Hinweise / Verfahrensregeln
ZIEL Klärung des Umfangs und des Ablaufs einer Baumaßnahme
Absichtserklärung Beabsichtigt die KG die Planung/Durchführung einer Baumaßnahme, ist zuallererst Kontakt mit der Baubetreuung aufzunehmen, um die notwendigen ersten Schritte für die ordnungsgemäße Durchführung einer Baumaßnahme abzustimmen.
Anfrage aus der Kirchengemeinde Kontaktaufnahme durch die KG (E-Mail, Brief) mit der Bitte um Beratung/ Vorstellung der beabsichtigen Baumaßnahme.
Zuordnung Ansprechpartner In der Baubetreuung wird ein Ansprechpartner für das Bauvorhaben zugewiesen.
(gemäß Zuständigkeiten in der Baubetreuung)
Ansprechpartner wird festgelegt und betreut die Kirchengemeinde bei allen folgenden Schritten.
Beratung durch Bauabteilung Feststellung des Umfanges der Baumaßnahme erfolgt in der Regel durch eine Vorortbegehung.
Umfang der Maßnahme 1. klein 2. mittel 3. groß
Durchführung der Baumaßnahme durch die Kirchengemeinde

Leistungsphase 1+2 bei kleineren Baumaßnahmen (wie Bauunterhaltung und Grundlagenermittlung)
Durchführung der Baumaßnahme durch die Kirchengemeinde in Kooperation mit dem KVA und ggf. mit der Landeskirche

ggf. Maßnahmen mit externer Beteiligung: Architekt, Fachplaner (Statik, TGA, Brandschutz), Gutachter.

(Aufmaß, Materialprüfung, (z.B. Holzschäden/Mörtel) Baugeschichte
Wettbewerbsverfahren

externe Beteiligung: Architekt, Fachplaner, Gutachter, etc.

dann folgt die Durchführung der Maßnahme wie unter 2. mittel
Ablaufplanung Abstimmung des groben Ablaufplanes für die Baumaßnahme zwischen Kirchengemeinde, Baubetreuung und Landeskirche.
ENDE

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.2 Finanzierungsplan, Kostenplanung

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
Ziele a. Kosten- und Finanzierungsplan und genaue Beschreibung der Baumaßnahme
b. Gemeindekirchenrat-Beschluss zur Durchführung der Baumaßnahme
c. (nur bei Ausführung durch Architekten/Ingenieurbüros) Gemeindekirchenrat-Beschluss zur Beauftragung eines Architekten/Ingenieursbüros für mittlere bis große Baumaßnahmen
Koordinierung und Beratung Die Koordinierung erfolgt grundsätzlich durch die Baubetreuung oder das landeskirchliche Bauamt:
Eine Baumaßnahme wird einer der drei Kategorien zugewiesen:
2.1 Kirchengemeinde
(kleine Baumaßnahme)
Bei Durchführung einer kleinen Baumaßnahme durch externes Unternehmen oder mit Unterstützung der Immobilienabteilung (z.B. Schönheitsreparatur, kleine Reparatur)
2.2 Architekt
(mittlere Baumaßnahme)
Bei kleineren bis mittleren Baumaßnahmen bei denen das Landeskirchliche Bauamt noch nicht hinzuzuziehen ist. Beauftragung erfolgt i.d.R. auf Stundenbasis über einen Rahmenvertrag.
2.3 Architekt
(große Baumaßnahme, Denkmal oder gottesdienstlicher Raum
Bei großen Baumaßnahmen oder bei Baumaßnahmen im Denkmalschutz oder bei gottesdienstlichen Räumen die vom landeskirchlichen Bauamt kirchenaufsichtlich genehmigt werden müssen.
In Abstimmung mit der Baubetreuung werden folgende Planungsschritte durchgeführt:
Finanzierung Die Finanzierungsplanung erfolgt durch KG und Baubetreuung in Zusammenarbeit mit der Immobilien- und Haushaltsabteilung dem KVA Berlin Mitte-Nord
Kostenberechnung Kostenberechnung erfolgt in Abhängigkeit vom Umfang durch:
- Kirchengemeinde (2.1) oder durch Einholung von Angeboten
- Architekten (2.2)
Planung Für mittlere bis große Baumaßnahmen werden Planungen erstellt.
Baubetreuung Finanzierungsplan liegt vor:
Kostenberechnung liegt vor:
Planung (Baumaßnahme) liegt vor:

Wenn Maßnahmen und Umfang abgestimmt worden sind, wird durch die Baubetreuung bestätigt, dass eine Beratung stattgefunden hat.
[__] ja
[__] ja
[__] ja
GKR-Beschluss I. der GKR beschließt die Baumaßnahme
II. der GKR beschließt bei Einbindung eines Architekten (2.3 und 2.2) und dessen Beauftragung für bestimmte Leistungsphasen. (siehe Anlage II). Falls erforderlich mit kirchenaufsichtlicher Genehmigung.

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.3. Finanzierungsanträge

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
Ziel stehende Finanzierung (Maßnahme ist ausfinanziert)
Anträge zur Finanzierung können gestellt werden bei:
I. Kirchenkreis Antrag beim KK Bauausschuss
Für KK BNO gemäß Geschäftsordnung des Bauausschusses vom 25.9.2012

Dafür notwendig sind:

1. Beschreibung der geplanten Baumaßnahme mit Darstellung des Bezugs zur Gemeindearbeit
2. GKR-Beschluss mit Anlage I: a_01_protokoll_baubegehung.xlsx
3. Kostenberechnung nach DIN 276 oder mind. 2. Kostenangebote
3. Finanzierungsplan III a_03_finanzierungsplan.pdf
Kopien von notwendigen Genehmigungen (Denkmal, Bau, Kirchenaufsicht)
II. Kreiskirchenrat KKR (bei außerplanmäßigen Baumaßnahmen
Fristen KK BNO: 28.2. und 30.9. eines jeden Jahres

(fallbezogene Entscheidungen)
z.B. bei internem Darlehn, Entnahme aus dem allgemeinen Kirchenvermögen als Vorlauf zur der dann noch notwendigen kirchenaufsichtlichen Genehmigung.
III. Drittmittelgeber Zu der Drittmittelfinanzierung gehört unter anderem auch:
- Landeskirche (Baubeihilfe, Planungsbeihilfe)
- Denkmalpflege

- Zuschuss aus dem kreiskirchlichen bzw. landeskirchlichen Klimaschutzfonds
- Fachbereich „Fundraising“ (siehe hierzu den nachfolgenden Ablauf)
Ablauf

Grundsätzlich läuft die Finanzierung nach folgendem Schema ab:

  1. GKR-Beschluss für die Baumaßnahme mit ausgearbeitetem Finanzierungsvorschlag
  2. Zuschussantrag an den Kirchenkreis – Bauausschuss/Haushaltsausschuss/ KKR
  3. Prüfung durch den Kirchenkreis (Baubetreuung)
  4. Zuschussantrag an die Landeskirche (kann auch parallel erfolgen)
  5. Drittmittelbewilligung (Zuschussantrag Klimafonds, Stiftungen, etc.; Zuschussbedingung/Fristen)

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.4 kirchenaufsichtliche Genehmigung

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
Ansprechpartner betreut die Kirchengemeinde bei allen folgenden Schritten
Zur Erlangung einer Kirchenaufsichtlichen Genehmigung sind an die Landeskirche über den Dienstweg (Suptur) folgende Unterlagen von der Kirchengemeinde einzureichen:


Anträge
I. Formloser Antrag mit GKR-Beschluss + Anlagen
II. Kostenberechnung durch Architekt oder Angebot
III. Finanzierungsplan
IV. Denkmalrechtliche Genehmigung (falls erforderlich)
V. Architektenvertrag (Abstimmungsexemplar)
Was muss genehmigt werden?
  • Alle denkmalgeschützten Gebäude
  • Alle nicht denkmalgeschützten Kirchen und Kapellen
  • Baumaßnahmen ab Bausummen gemäß Festlegungen der kirchlichen Bauordnung
Wer genehmigt? Genehmigung erfolgt durch Landeskirchliches Bauamt
Genehmigung Nach Prüfung und ggf. Beschlussfassung im LKBA Erteilung der Kirchenaufsichtlichen Genehmigung.

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.5 Durchführung der Baumaßnahme bis zur Abnahme

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
ZIEL Durchführung der Baumaßnahme bis zur Abnahme

Hinweis: Die Kirchengemeinde bleibt in allen Schritten der Baudurchführung Bauherr. Die Kirchengemeinde wird durch die Baubetreuung beraten und begleitet die Baumaßnahme.
Ansprechpartner betreut die Kirchengemeinde bei allen folgenden Schritten.
  • Begleitung der Baumaßnahmen aus Sicht der KBO
  • Überwachung ggf. Durchführung der Ausschreibung/Angebotseinholung (Keine Regelleistung des KVA)

Unterstützung bei:

  • Finanzierungsüberwachung (bei Bedarf)
  • Anzeigen von Änderungen
  • Mittelabrufe (KK, Landeskirche, Stiftungen u.a.Sonderanträge/ Nachfinanzierungen KK)
Sichtung und Prüfung der Baurechnungen (bei selbst betreuten Baumaßnahmen)
Baustellentermine (Bauherrenbetreuung /-begleitung) ggf. Abstimmung mit der Denkmalpflege
Vorprüfung von Honorarrechnungen (nur bei Einsatz von Architekten oder Fachplanern). Die abschließende Prüfung und Freigabe erfolgt durch die Landeskirche.
ggf. Baumängelbeseitigung
(Aufforderung zur Nachbesserung etc.) (nur bei selbst betreuten Baumaßnahmen)
Sichtung und Prüfung der Schlussrechnungen (nur bei selbst betreuten Baumaßnahmen)

weiterführende Informationen: Gesetze, Vorlagen, Vorschriften

2.6 Beendigung der Baumaßnahme

Prüfungsinhalt Information / Hinweise / Verfahrensregeln
ZIEL Begleitung der KG / Architekten bei der Baumaßnahme. Fertigstellungsanzeige durch die Kirchengemeinde/ Architekten und Abrechnung
Ansprechpartner (Bau) betreut die Kirchengemeinde bei allen folgenden Schritten.
Abrechnung:
Abrechnung der Baumittel mit Rechnungsliste
(in Zusammenarbeit mit der Baukasse oder Haushalts- oder Immobilienabteilung)
Kostenabrechnung der Baumittel durch KG /Architekt nach Einnahme/ Ausgaben
ggf. Rückführung von KK Zuschüssen oder anderen.
Bei Fundraising:
Abrufe von Drittmitteln
Verwendungsnachweis Drittmittel (Finanzabteilung)
ENDE Baumaßnahme ist abgeschlossen
baubetreuung.1412409232.txt.gz · Zuletzt geändert: 2014/12/11 10:08 (Externe Bearbeitung)