Unser Mitgliedschaftsmanagement beinhaltet kirchliches Meldewesen und Mitgliederpflege. Wir arbeiten für sieben Kirchenkreise und deren 225 Kirchengemeinden mit rund 425.000 Gemeindegliedern. Wir unterstützen die Kirchengemeinden in der Arbeit mit der Mitgliederdatenbank KirA, über die Amtshandlungen und mitgliedschaftsbezogene Entscheidungen eingetragen werden und somit in das elektronisch gestützte Kirchenbuch gelangt.
Wir wollen vor allem die Kirchengemeinden bei ihrer Arbeit und Mitgliederpflege optimal und individuell unterstützen. Zusätzlich bieten wir mit dem Infotelefon einen Telefonservice außerhalb der Sprechzeiten in den Kirchengemeinden, damit die Gemeindeglieder ihre Kirche jederzeit gut erreichen können.

Es werden alle Leistungen erbracht, die im Bereich des Meldewesens gemäß den kirchlichen Gesetzen Pflichtaufgaben der Verwaltungsämter sind. Die Finanzierung erfolgt durch weitergeleitete Kirchensteuern, die Leistungen werden damit für die Kirchengemeinden kostenlos erbracht. Zu diesen Regelleistungen gehören unter anderem:

• Pflege der Mitgliederdaten
• Erteilen von schriftlichen und telefonischen Auskünften
• Datenübermittlung an die Meldebehörden, Wohnsitzkirchengemeinden und die Kirchensteuerstelle
• Prüfung der Daten nach kommunaler Datenübermittlung
• Betreuung der Kirchengemeinden in allen Fragen des Meldewesens
• Bearbeitung von besonderen Datenänderungen (z.B. Namensänderungen)
• In Einzelfällen Prüfungen zur Kirchenmitgliedschaft
• Bearbeitung von Umgemeindungen und Erfassen von Kirchenmitgliedschaften in besonderen Fällen (über die Grenzen der Landeskirche hinweg)
• Erfassung von Kirchenaustritten
• Mitwirkung bei der Erstellung der EKD-Statistik
• Prüfung und Weiterleitung und Kontrolle der Zugänge der Kirchengemeinden für die Online-Datenbank KirA
• Vorbereitung von Ältestenwahlen

Ansprechpartner für die Regelleistungen ist in erster Linie die Sachbearbeiterin des jeweiligen Kirchenkreises der Kirchengemeinde, siehe unser Team.

Für über die Regelleistungen hinaus gehende Leistungen in den Arbeitsfeldern der Mitgliederpflege, der Öffentlichkeitsarbeit und des Fundraisings werden Gebühren in der Gebührensatzung festgelegt. Zu diesen Wahlleistungen gehören unter anderem:

• Erstellen von Listen (Gemeindegliederlisten, Geburtstagslisten, Zuzugslisten etc.)
• Erstellen von Etiketten auf Grundlage der erstellten Listen
• Drucken von personalisierten Briefen, Überweisungsträgern und Etiketten, wahlweise in S/W oder Farbe bis DIN A3 ein- und doppelseitig
• Weiterverarbeitung von Briefen: Falzen, Kuvertieren, Frankieren, Postaufliefern
• Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister bei umfangreicheren Mailings

Ansprechpartner für die Lettershop-Leistungen ist in erster Linie die Sachbearbeiterin des jeweiligen Kirchenkreises der Kirchengemeinde, siehe unser Team.

• Telefondienst für Gemeindebüros von Montag bis Freitag von 9 bis 16 Uhr für die Zeiten, in denen das Büro nicht besetzt ist
• Erteilen von Auskünften aller Art
• Ausstellen von Paten- und Mitgliedschaftsbescheinigungen sowie Dimissorialen (sofern gewünscht)
• Weiterleitung von nicht beantwortbaren Anliegen an die Gemeinden per Help-Desk-Software

Ansprechpartnerin für das Infotelefon ist in erster Linie Frau Kasche, siehe unser Team.

Wir können Fundraising-Maßnahmen der Kirchengemeinden administrativ unterstützen. Hierzu gehört unter anderem:

• Drucken von personalisierten Briefen an alle Gemeindeglieder oder eine nach vielen Kriterien wählbare Teilmenge
• Verbuchung der Spenden in unserer Fundraising-Software, die umfangreiche Auswertungen ermöglicht.
• Automatische Erstellung von Spendenbescheinigungen
• Automatische Erstellung von Dankesbriefen an Spender

Ansprechpartner für das Fundraising ist Herr Barthen, siehe unser Team.

• Erstellen einer Umgemeindungsliste